Achieving success through the diversity of our people
We welcome applications from all talented professionals and will consider each applicant on their individual merits. Browse through our current opportunities to find your place at Norton Rose Fulbright and apply online.
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Job Title
Responsable d'équipe - centre de conférences
Work Type
Full Time
Job Location
Montreal
Practice Group/Department
Office Services and Facilities
Role
Business Services
Description
Responsable d'équipe - centre de conférences
Travail en mode présentiel - bureau de Montréal
Ce que vous ferez:
Superviser et participer au processus d'évaluation
de rendement de l'équipe
Déterminer et gérer la charge de travail
requise par les différentes commandes
Assurer la coordination et la liaison
entre les différents intervenants (réception, installation,
audio-visuel, etc.) afin d'évaluer l'aménagement de la salle de
réunion, de l'audio-visuel, des services de traiteur et les
besoins supplémentaires au moyen de l'outil de réservation de
salles (EMS).
Gérer toute la logistique des réunions
et des événements, y compris la gestion du budget, la gestion du
personnel sur place et en sous-traitance, la gestion des
fournisseurs, la négociation de contrats, les conférenciers, la
technologie, les aliments et les boissons, les suivis (rapport,
budget, compte rendu, dernières présences, commentaires des
clients, gaspillage alimentaire) et d'autres éléments connexes selon les besoins
S'assurer du maintien de communications
claires et cohérentes avec les parties concernées tout au long du
processus de planification des réunions et des événements
Effectuer la gestion des horaires des
membres de l'équipe pour s'assurer que toutes les fonctions de
livraison, de service et de nettoyage sont effectuées en temps opportun
Faire le suivi des données relatives aux
réunions et aux événements aux fins d'établissement des rapports
et d'analyse
Établir de bonnes relations avec les
collègues du cabinet afin de partager les bonnes pratiques et les
informations pertinentes
Collaborer avec les différents services
du cabinet pour assurer la bonne tenue des réunions et des
événements, traiter les changements de dernière minute et résoudre
les problèmes
Démontrer une compréhension complète des
bonnes pratiques en matière de manipulation des denrées alimentaires
Former et encadrer les membres de
l'équipe sur les normes de service et les attentes du cabinet pour
toutes les réunions et les événements
Aider les membres de l'équipe à aménager
les salles selon les spécifications souhaitées et à nettoyer les salles après toutes
les réunions et tous les événements
Aider l'équipe à s'assurer que les
niveaux des stocks, la propreté et l'entretien de toutes les
salles de conférence et les cuisines sont maintenus tout au long
de la journée
Servir des aliments et des boissons aux clients
Assurer un contrôle rigoureux de la
qualité de la présentation, du contrôle des portions et du
maintien de la température des aliments et des boissons
Assurer l'hygiène et le maintien de
l'ordre de tous les équipements, les fournitures et les ustensiles
dans les salles de conférence et les cuisines
Utiliser l'outil de réservation des
salles de réunion (EMS) pour extraire les rapports quotidiens,
faire le suivi des coûts et des budgets et confirmer que les
services de restauration sont planifiés selon les exigences des clients
Contrôler les niveaux des
stocks, réapprovisionner la cuisine et le garde-manger, entretenir
les salles/zones d'entreposage, passer des commandes selon les besoins et gérer la facturation
Prendre en charge le programme de
restaurations sur place en dehors des heures de bureau (p.ex.
programme Uber Eats), y compris le suivi des coûts et la conciliation des factures
Ce que vous offrez:
5 à 7 ans d'expérience dans un poste
similaire (au sein d'un cabinet d'avocats ou de services
professionnels, un atout)
3 ans ou plus d'expérience en gestion ou
en direction d'une équipe
Certificat de préposé à la manutention
des aliments ou un programme provincial équivalent et certificat
en service raisonnable de boissons pour la province dans laquelle
vous postulez (de préférence)
Attestation de secourisme de niveau2 (ou
consentir à suivre une formation de secourisme de niveau2)
Excellentes aptitudes pour le service à
la clientèle. Compétences éprouvées en communications
verbales et écrites et en communications interpersonnelles
permettant d'interagir avec les gens à tous les niveaux du cabinet
Très bonne connaissance des produits
Microsoft Office tels que Word, Excel, Project et PowerPoint
Aptitude à gérer les demandes
conflictuelles, à atténuer les problèmes et à amener les collègues
à adopter des solutions efficaces
Sens de l'organisation, gestion efficace
de priorités multiples. Solides compétences en analyse et en
résolution de problèmes
Capacité à garder son calme sous
pression tout en travaillant dans un environnement où les
activités se déroulent à un rythme rapide
Excellentes aptitudes pour les
communications verbales et écrites
Extrêmement bien organisé·e et efficace;
capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
Souci du détail
Capacité physique à exercer les
fonctions associées au poste
Le ou la titulaire du poste doit faire
preuve de la souplesse nécessaire pour travailler entre 7h30 et 18h
et faire des heures supplémentaires à l'occasion. Être accessible en dehors des heures
normales de travail, compte tenu des responsabilités de ce poste
liées aux événements.
Norton Rose Fulbright est un grand cabinet d'avocats international
ayant de nombreux bureaux dans le monde. Sa clientèle est également
internationale et nous devons être en mesure de fournir des services
en français et en anglais. Par conséquent, une bonne connaissance des
deux langues est requise en raison de la nature des services
professionnels que vous fournirez de servir des clients dans les deux langues.
Pourquoi vous joindre à notre équipe:
Régime d'épargne-retraite avec cotisations de l'employeur
Primes d'assurance payées par le cabinet
Services de télémédecine
Santé et bien-être: une allocation flexible pour les soins de
santé et le bien-être qui couvre beaucoup plus qu'un abonnement dans
une salle d'entraînement!
Programmes de formation et de perfectionnement professionnel en
fonction de vos intérêts et de vos besoins
Vous souhaitez vous joindre à un cabinet proactif et moderne
où vous vivrez une expérience professionnelle exceptionnelle dans un
cadre de travail inclusif et collaboratif? Joignez-vous à nous!
En tant que cabinet d'avocats mondial, nous favorisons une culture
fondée sur l'excellence et le dépassement de soi et prônons la
souplesse, le respect, la diversité et la transparence. Nous nous
efforçons de créer un environnement inclusif et équitable où chacun·e
peut se montrer sous son vrai jour et réaliser son plein potentiel sur
le plan professionnel.
Si vous n'êtes pas en mesure de postuler en ligne ou que vous
souhaitez vous prévaloir de mesures d'adaptation raisonnables au cours
du processus de recrutement, veuillez communiquer avec canmtlhr_rh@nortonrosefulbright.com
pour en discuter.
Veuillez noter que les personnes qui reçoivent une offre d'emploi
peuvent être tenues, pendant leur emploi au sein de Norton Rose
Fulbright, de faire la preuve des vaccinations recommandées de temps à
autre par le gouvernement ou les autorités de santé publique. Norton
Rose Fulbright a le devoir d'accommoder les personnes qui ne sont pas
en mesure de se faire vacciner pour des motifs protégés. Si vous avez
besoin d'un accommodement, veuillez nous écrire à l'adresse canmtlhr_rh@nortonrosefulbright.com
afin d'échanger à ce sujet.
Nous désirons remercier toutes les personnes qui auront postulé, mais
nous ne communiquerons qu'avec celles qui aur ont été retenues pour
une entrevue.
Le droit à l'échelle mondiale
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peut se montrer sous son vrai jour et réaliser son plein potentiel sur
le plan professionnel.
