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Qui sommes nous?

Fondé en 1822 à Londres, Ashurst LLP est un cabinet d'avocats international intervenant pour le compte d'entreprises françaises et multinationales, d'institutions financières et de gouvernements dans le cadre d'opérations de fusions acquisitions et de financements, de contentieux, ainsi que dans la structuration, le financement et la mise en œuvre de grands projets dans les secteurs de l'énergie, des ressources naturelles et des infrastructures.

Ashurst compte plus de 2.200 associés et collaborateurs exerçant dans plus de 30 bureaux, implantés dans 20 pays à travers le monde.

Le bureau de Paris d'Ashurst compte plus de 80 avocats et juristes, dont 21 associés. Il est notamment spécialisé en matière de fusions-acquisitions et de financements structurés. Ashurst Paris dispose également d'équipes spécialisées renommées intervenant en droit immobilier, droit public et grands projets, contentieux et arbitrage, droit de la concurrence, droit fiscal et droit social.

Dans le cadre du développement de ses équipes, le Cabinet recherche un (e) assistant(e) confirmé(e) bilingue anglais

Description du poste : En tant qu'assistant(e) administrative en Cabinet d'Avocat, vous serez responsable de fournir un soutien administratif essentiel pour garantir le bon fonctionnement du cabinet et la satisfaction des clients. Vous serez chargé(e) d'effectuer diverses tâches administratives, de gérer les communications et d'assister les avocats dans leurs activités quotidiennes.

Responsabilités :

• Accueil téléphonique : Répondre aux appels entrants, filtrer les appels, prendre des messages et diriger les appels vers les avocats concernés.
• Gestion de l'agenda : Planifier et organiser les rendez-vous des avocats, des clients et des réunions internes.
• Organisation de déplacements nationaux ou internationaux (hôtel, transports, formalités d'immigration)
• Gestion des emails : Traiter et répondre aux emails professionnels de manière efficace et organisée.
• Rédaction de documents : Préparer et mettre en forme les correspondances, les rapports, les contrats et autres documents juridiques.
• Archivage et classement : Organiser et maintenir un système de classement efficace pour les documents et les dossiers.
• Ouverture et suivi des dossiers : Assurer le suivi des dossiers en cours, y compris la gestion des délais et des rappels.
• Soutien administratif général : Effectuer des tâches telles que la gestion des fournitures de bureau, la gestion du courrier, et la coordination des déplacements professionnels.
• Confidentialité : Traiter les informations confidentielles avec le plus grand soin et respecter les règles de confidentialité.
• Collaboration : Travailler en étroite collaboration avec les avocats et les autres membres de l'équipe administrative pour garantir un service client de qualité.
• Facturation : Saisie des temps, préparation de la facturation, adaptation des narratives, édition des factures, corrections, suivi, relances.
• Soutien au développement client : mise à jour des bases de données clients, alimentation des CRM (credentials), préparation de présentation à destination des clients, participation à l'élaboration des réponses aux appels d'offres et aux différentes procédures de classements institutionnels, participation à la préparation des évènements clients

Compétences requises :

• Anglais courant voire bilingue
• Proactivité et autonomie ainsi qu'un sens critique et une approche orientée résultats sont impératifs.
• Sens de l'initiative et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique et "challenging".
• Excellente gestion du stress : rigueur et compétences organisationnelles éprouvées.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Maîtrise des logiciels informatiques de bureautique (Microsoft Office, traitement de texte, tableurs, etc.).
• Sens du service client et diplomatie dans les interactions avec les clients et les partenaires.
• Connaissance des procédures administratives et juridiques serait un plus.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Esprit d'équipe

Formation et expérience :

• Diplôme en secrétariat, administration ou domaine connexe.
• Expérience préalable d'au moins 5 ans en tant qu'assistante administrative, de préférence dans un cabinet d'avocats international. Une expérience de management anglo saxon serait un plus.
• Connaissances en comptabilité / Facturation
• Bonne maitrise du Pack office. La maîtrise des logiciels suivants serait un plus : i-Manage, Intapp, Qorus, InterAction.

Salaire : en fonction du profil