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Job Title
Adjoint·e juridique/Legal Assistant
Job Location
Montreal
Job Type
Legal support
Country/Territory
Canada
Region
The Americas
Description
English Version Follows
Votre rôle
Il s'agit d'un poste permanent à temps plein dans le cadre duquel les
heures supplémentaires sont possibles. Nous suivons un mode de travail
hybride; la présence au bureau est requise deux à trois jours par
semaine au bureau de Montréal.
En tant qu'adjoint·e juridique, vous soutiendrez directement une
équipe d'avocat·e·s dont la pratique est axée sur la cybersécurité, le
litige et l'arbitrage. À ce titre, vous serez responsable de gérer et
de tenir à jour les dossiers de l'ouverture à la fermeture, d'étudier
des rapports en anglais, de participer au processus de facturation, de
rédiger des procédures de litige et des plaidoiries, d'assister aux
préparatifs de procès ainsi que d'accomplir toute autre tâche liée aux litiges.
Vos responsabilités
Précision: Une grande partie de ce rôle serait
impossible à accomplir sans des compétences en anglais, puisque la
personne titulaire du poste devra interagir et collaborer avec
certains client·e·s dont la langue d'affaires est l'anglais, ainsi
qu'avec nos services de soutien juridique et administratif dans
nos autres bureaux au Canada et aux États-Unis.
Procéder à l'ouverture des nouveaux dossiers de cybersécurité.
Effectuer les recherches de conflits d'intérêts et entrer
l'information dans le logiciel d'ouverture.
Assurer la gestion rapide et simultanée d'un grand volume de
dossiers pour l'équipe de la couverture en cyberrisques et l'équipe
des cyberintrusions.
Organiser et enregistrer les documents et les courriels liés aux
nouveaux mandats.
Faire le suivi des dépenses de l'ouverture à la fermeture des
dossiers afin d'assurer le respect de la réserve et des budgets.
Consigner à l'agenda les échéanciers des nouveaux dossiers de cybersécurité.
Gérer les échéanciers des dossiers litigieux en cours.
Gérer l'état des dossiers en vue de la dernière facturation et du
processus de fermeture de dossier.
Passer en revue les rapports de couverture, les lettres et les
factures des fournisseurs de services correspondantes.
Effectuer la facturation mensuelle pour une grande quantité de
dossiers (principalement par voie électronique).
Tenir à jour la liste de contrôle des dossiers de couverture en
cyberrisques (en recherchant les renseignements qui s'y rapportent
dans les rapports, les dossiers, etc.).
Rédiger occasionnellement des procédures de litige standards pour
les cours du Québec et de l'Ontario.
Faire le suivi des activités de formation juridique permanente.
Vos compétences et votre expérience
Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat
juridique d'un établissement reconnu ou formation équivalente.
De 3 à 5ans d'expérience à titre d'adjoint·e juridique ou administratif·ve.
Aptitudes de communication supérieures en français et en anglais,
tant à l'oral qu'à l'écrit.
Compétence intermédiaire ou avancée avec les logiciels Word et Excel.
Capacité de travailler dans un environnement hautement informatisé.
Expérience en facturation électronique, un atout.
Rigueur et souci du détail.
Sens de l'organisation et bonne gestion des priorités.
Capacité de traiter et de prioriser le travail dans le respect de
délais serrés au sein d'un environnement au rythme trépidant.
Agir avec professionnalisme auprès des avocat·e·s, des clients et
des autres membres de l'équipe à tous les niveaux du cabinet.
Esprit d'équipe et de collaboration, attitude positive et détermination.
Capacité et volonté de travailler au bureau de 2 à 3 jours par
semaine, selon l'évolution des besoins du cabinet.
Notre cabinet
Clyde&Cie est un cabinet
d'avocats mondial de premier ordre, qui se consacre aux secteurs
inhérents au commerce international et aux activités commerciales,
notamment les suivants: assurance, transports, construction,
énergie, commerce et biens de consommation. Intégré à l'échelle de
la planète, le cabinet fournit aux entreprises œuvrant partout dans
le monde une gamme complète de services juridiques litigieux et non
litigieux et de conseils axés sur le commerce. Clyde&Cie
s'engage à agir de manière responsable. En d'autres mots, nous nous
engageons à établir une main-d'œuvre diversifiée et inclusive qui
reflète la diversité de nos clients et des collectivités où nous
sommes actifs, à mettre à profit nos compétences juridiques pour
redonner à la société par l'intermédiaire d'activités pro bono, à
soutenir les communautés et les organismes caritatifs, ainsi qu'à
réduire notre incidence environnementale. Le cabinet compte
480associé·e·s, 2400avocat·e·s, 3200professionnel·le·s du droit et
5000membres au total dans plus de 60bureaux principaux et affiliés à l'international.
Nos valeurs
Nos valeurs sont les principes
directeurs qui orientent nos décisions, nous unissent dans notre
travail et nous permettent de générer de meilleurs résultats, autant
pour nos clients que pour notre effectif. Voici ce que nous faisons
pour y parvenir:
Travailler dans
l'unité Nous formons une équipe internationale
connectée de personnes talentueuses qui mettent le cabinet à
l'avant-plan pour réussir.
Exceller avec les
clients Nous visons haut et nous mettons au défi
d'offrir l'excellence à nos clients, en les gardant au cœur de
toutes nos activités.
Célébrer les
différences Nous nous entraidons pour être au mieux
et croyons que les différences favorisent une meilleure réussite.
Agir avec
audace Nous cherchons de nouvelles occasions,
passons à l'action et apprenons progressivement, en reconnaissant
que notre curiosité stimule notre développement et contribue à notre croissance.
Compétences propres aux
services administratifs
Clyde&Cie est déterminé à offrir d'innombrables occasions de
perfectionnement personnel et professionnel pour ses gens, afin qu'ils
puissent devenir hautement efficaces dans leur rôle et afin de les
aider à réaliser leurs aspirations de carrière.
Les compétences en question visent à orienter tous les aspects des
services administratifs sur le plan du développement de carrière.
Elles varient en fonction des échelons et des divers secteurs
d'affaires et s'inscrivent dans les domaines suivants:
Excellence technique
Personnel et équipe
Relations avec les clients et les parties prenantes
Offre de services et état d'esprit commercial
Efficacité individuelle
Cette description de poste se lit actuellement tel qu'elle est
présentée. Toutefois, le cabinet se réserve le droit de la modifier de
manière raisonnable en cas de changement aux besoins d'affaires.
The Role
This is a non-exempt/overtime-eligible, permanent full-time position
with a hybrid work mode consisting of 2 days per week onsite at the
Montreal office.
The legal assistant will provide direct support to a team of lawyers
whose practices include cybersecurity, litigation and arbitration. In
this role, the incumbent is responsible for managing and maintaining
files from opening to closure, review reports in English, participate
in the billing process as well as drafting litigation procedures,
pleadings, trial preparation and other related litigation tasks.
Key Responsibilities
Opening new cyber files.
Drafting and issuing conflict check searches.
Managing a large volume of files simultaneously for the Cyber
Coverage Team and Breach Team in a time sensitive manner.
Organizing and saving documentation and emails of new matters.
Tracking reserve recommendations/budgets of files from opening to closure.
Diarize new incoming Cyber files' deadline.
Managing ongoing Litigation files' deadlines
Managing file status for final billing and file closure process.
Review coverage reports, letters and corresponding service
provider invoices.
Monthly billing for a volume of files (majority e-billing)
Updating Master List of Cyber Coverage files to date (by reviewing
reports/files/etc to identify information).
Drafting standard litigation proceedings for Quebec and Ontario
courts (occasionally).
CLE tracking.
Essential Skills & Experience
Legal Assistant Certification from an accredited institution or
the equivalent.
3 to 5 years' experience as a legal or administrative assistant.
Superior oral and written communication in both English and French.
Intermediate to advance computer skills in Word and Excel.
Ability to work in a highly computerized environment.
Prior experience in e-billing an asset.
Rigor and attention to detail.
Good organization and prioritization skills.
Ability to handle and prioritize workload while working to meet
tight deadlines in a fast-paced environment.
Behaving in a professional manner with lawyers, clients and other
team members at all levels.
Team-spirit, strong sense of collaboration and positive,
"can-do" attitude.
Ability and willingness to work onsite at the office 2-3 days per
week according to business needs which may continue to evolve.
The Firm
Clyde & Co is a leading global
law firm, specialising in the sectors that underpin global trade and
commercial activity, namely: insurance, transport, construction,
energy, trade and commodities. It is globally integrated, offering a
comprehensive range of contentious and non-contentious legal
services and commercially minded legal advice to businesses
operating across the world. Clyde & Co is committed to operating
in a responsible way. This means progressing towards a diverse and
inclusive workforce that reflects the diversity of its communities
and clients, using its legal skills to support its communities
through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and
minimising the impact it has on the environment. The firm has 480
partners, 2400 lawyers, 3200 legal professionals and 5000 people
overall in over 60 offices and associated offices worldwide.
Our Values
Our values are the principles that
guide the decisions we make, unite us in our endeavours and
strengthen our delivery, for our clients and our firm. We:
Work as one
We are a globally connected team of talented people who act with a
firm-first mentality to achieve success
Excel with
clients We aim high and challenge ourselves to
deliver unique excellence for our clients, keeping them at the
centre of everything we do
Celebrate
difference We help each other to be at our best and
believe our differences result in greater achievement
Act boldly We
seek new opportunities, take action and learn as we go, recognising
that curiosity drives our development and contributes to growth
Business Services Competencies
Clyde & Co is committed to providing extensive, personal and
professional development opportunities for our people enabling them to
be highly effective in their current role as well as assisting them to
fulfil their career aspirations.
The competencies are used to inform all aspects of Business Services
career development. They vary across levels and different business
areas and fall under the following areas:
Technical Excellence
People and Team
Client/Stakeholder Relationships
Service Delivery and Commercial Awareness
Personal Effectiveness
This is the job description as constituted at present; however the
Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the
changing needs of the business.