Ce poste fait partie du groupe de soutien juridique en litige de
Montréal, lequel relève ultimement de la Gestionnaire du Soutien
juridique au Canada.
Votre rôle
Dans le cadre de votre rôle, vous travaillerez auprès d'une équipe de
trois avocat·e·s pratiquant en litige, ce qui suppose un volume
important de dossiers. Entre autres choses, vous préparerez des
documents de nature juridique, incluant lettres et procédures, vous
effectuerez une variété de tâches en lien avec la pratique,
organiserez et tiendrez à jours les dossiers des client·e·s, en plus
de tenir la gestion de l'agenda et des contacts avec la clientèle.
Ce poste nécessite une présence sur place au bureau à raison
de 2 à 3 jours par semaine, selon l'évolution des besoins d'affaires.
Ce poste en est un de soutien, soit admissible au temps supplémentaire.
Vos responsabilités
Précision: Une grande partie de ce rôle serait
impossible à accomplir sans des compétences en anglais, puisque la
personne titulaire du poste devra interagir et collaborer avec
certains client·e·s dont la langue d'affaires est l'anglais, ainsi
qu'avec nos services de soutien juridique et administratif dans
nos autres bureaux au Canada et aux États-Unis.
Préparer les procédures usuelles en litige.
Assurer une gestion rigoureuse des délais; agender, assurer le
suivi des délais avec les avocat·e·s.
Préparer des ébauches de documents; réviser les documents et la
correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux lignes
directrices des clients et des tribunaux et à l'usage grammatical;
en assurer la mise en page.
Effectuer l'ouverture, le classement, le suivi et l'organisation
des dossiers.
Gérer l'ensemble des communications, soit appels téléphoniques,
courriels et autre correspondance.
Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat·e·s, les
clients et autres intervenante·s dans un dossier selon les besoins.
Préparer les dossiers en vue des rencontres et des auditions
(correspondance et autres documents pertinents).
Accomplir d'autres tâches pertinentes selon l'émergence de
nouveaux besoins d'affaires.
Vos compétences et votre expérience
Diplôme d'études en secrétariat (DEP) ou d'études collégiales
(DEC) en administration, études juridiques ou une combinaison
équivalente de formation académique et d'expérience.
Expérience récente d'un minimum de 5 ans en tant
qu'adjointe juridique en litige, avec
une connaissance de la terminologie juridique et des règles
de procédures.
Un bilinguisme est requis (français,
anglais), de manière à pouvoir rédiger et communiquer dans les
deux langues correctement et efficacement, selon les dossiers dans
lesquels travaillent les avocat·e·s.
Expérience de soutien d'une équipe de 3 avocat·e·s ou plus avec
une capacité de gérer un volume élevé de dossiers simultanément.
Excellentes aptitudes d'utilisation de
la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point
et Outlook, à un niveau intermédiaire ou idéalement, avancé.
Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué.
Familiarisation avec le droit des assurances, un atout.
Très bonnes aptitudes à travailler dans un environnement
informatisé, avec des logiciels variés et très bonne capacité
d'apprentissage de nouveaux outils informatiques.
Aptitude à travailler à distance de
manière bien organisée et productive.
Orientation clientèle, excellent esprit d'équipe et de
collaboration au quotidien; tact et discrétion.
Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles.
Capacité d'apprendre rapidement,
proactivité et sens de l'initiative.
Notre cabinet
Clyde&Cie est un cabinet
d'avocats mondial de premier ordre, qui se consacre aux secteurs
inhérents au commerce international et aux activités commerciales,
notamment les suivants: assurance, transports, construction,
énergie, commerce et biens de consommation. Intégré à l'échelle de
la planète, le cabinet fournit aux entreprises œuvrant partout dans
le monde une gamme complète de services juridiques litigieux et non
litigieux et de conseils axés sur le commerce. Clyde&Cie
s'engage à agir de manière responsable. En d'autres mots, nous nous
engageons à établir une main-d'œuvre diversifiée et inclusive qui
reflète la diversité de nos clients et des collectivités où nous
sommes actifs, à mettre à profit nos compétences juridiques pour
redonner à la société par l'intermédiaire d'activités pro bono, à
soutenir les communautés et les organismes caritatifs, ainsi qu'à
réduire notre incidence environnementale. Le cabinet compte
490associé·e·s, 2400avocat·e·s, 3200professionnel·le·s du droit
et 5500membres au total dans plus de 60bureaux principaux et
affiliés à l'international.
Nos valeurs
Nos valeurs sont les principes
directeurs qui orientent nos décisions, nous unissent dans notre
travail et nous permettent de générer de meilleurs résultats, autant
pour nos clients que pour notre effectif. Voici ce que nous faisons
pour y parvenir:
Travailler dans
l'unité Nous formons une équipe internationale
connectée de personnes talentueuses qui mettent le cabinet à
l'avant-plan pour réussir.
Exceller avec les
clients Nous visons haut et nous mettons au défi
d'offrir l'excellence à nos clients, en les gardant au cœur de
toutes nos activités.
Célébrer les
différences Nous nous entraidons pour être au mieux
et croyons que les différences favorisent une meilleure réussite.
Agir avec
audace Nous cherchons de nouvelles occasions,
passons à l'action et apprenons progressivement, en reconnaissant
que notre curiosité stimule notre développement et contribue à notre croissance.
Compétences propres aux
services administratifs et au Soutien juridique
Clyde&Cie est déterminé à offrir d'innombrables occasions de
perfectionnement personnel et professionnel pour ses collaborateurs et
collaboratrices, afin qu'ils et elles puissent devenir hautement
efficaces dans leur rôle et afin de les aider à réaliser leurs
aspirations de carrière.
Les compétences en question visent à orienter tous les aspects des
services administratifs sur le plan du développement de carrière.
Elles varient en fonction des niveaux et des divers secteurs
d'affaires et s'inscrivent dans les domaines suivants:
Excellence technique
Personnel et équipe
Relations avec les clients et les parties prenantes
Offre de services et état d'esprit commercial
Efficacité individuelle
Cette description de poste se lit actuellement tel
qu'elle est présentée. Toutefois, le cabinet se réserve le droit de
la modifier de manière raisonnable en cas de changement aux besoins d'affaires.
The Team
This position is part of the litigation legal support group in
Montreal, which ultimately reports to the Legal Support Manager for Canada.
The Role
In this role, you will be working for a team of three lawyers
practicing in litigation, which implies a large volume of files.
Amongst other things, the legal assistant will prepare legal documents
including letters and proceedings, carry out a variety of tasks
related to the lawyers' practice areas, as well as organize and update
client and lawyer files, in addition to managing lawyers' calendars
and their client contact lists.
This position requires the incumbent to work on site at the
Montreal office 2 to 3 days, contingent upon evolving business needs.
This position is a support role which is overtime eligible.
Key Responsibilities
Preparing standard litigation proceedings.
Managing litigation deadlines, entering delays and updating the calendar.
Reviewing documents and correspondence to ensure compliance with
legal procedures and correct grammatical usage.
Opening files, filing (both paper and electronic), tracking and
organizing case files.
Managing overall communications, including phone calls, email and
other correspondence.
Organizing and coordinating meetings between lawyers, clients and
other stakeholders as needed.
Preparing files for meetings or hearings (correspondence,
supporting documents, etc.).
Carrying out other relevant tasks as required by new or emerging
business needs.
Essential Skills & Experience
A Diploma of Secretarial Studies (DEP) or a Diploma of College
Studies (DEC) in administration, legal studies or a combination of
equivalent education and experience.
Minimum of 5 years of recent experience as a legal
assistant in litigation, along with a knowledge of legal terminology
and procedural rules.
Bilingualism required, French and English, in order to write and
communicate correctly and efficiently in both languages, according
to the nature of the files that the lawyers are working in.
Experience in supporting a team of 3 lawyers or more and ability
to manage a high volume of files simultaneously.
Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel,
Power Point and Outlook at an intermediate or, ideally, advanced level.
Rigor, attention to detail and strong organizational skills.
Some knowledge of insurance law would be an asset;
Very skilled at working in a computerized environment (with varied
software) and a good aptitude for learning new software tools
Ability to work remotely in a well-organized and productive fashion.
Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a
daily basis; tact and discretion.
Professionalism and excellent interpersonal skills.
Quick learner, proactive and a strong sense of initiative.
The Firm
Clyde & Co is a leading global
law firm, specialising in the sectors that underpin global trade and
commercial activity, namely: insurance, transport, construction,
energy, trade and commodities. It is globally integrated, offering a
comprehensive range of contentious and non-contentious legal
services and commercially minded legal advice to businesses
operating across the world. Clyde & Co is committed to operating
in a responsible way. This means progressing towards a diverse and
inclusive workforce that reflects the diversity of its communities
and clients, using its legal skills to support its communities
through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and
minimising the impact it has on the environment. The firm has 480
partners, 2400 lawyers, 3200 legal professionals and 5000 people
overall in over 60 offices and associated offices worldwide.
Our Values
Our values are the principles that
guide the decisions we make, unite us in our endeavours and
strengthen our delivery, for our clients and our firm. We:
Work as one
We are a globally connected team of talented people who act with a
firm-first mentality to achieve success
Excel with
clients We aim high and challenge ourselves to
deliver unique excellence for our clients, keeping them at the
centre of everything we do
Celebrate
difference We help each other to be at our best and
believe our differences result in greater achievement
Act boldly We
seek new opportunities, take action and learn as we go, recognising
that curiosity drives our development and contributes to growth
Business Services & Legal
Support Competencies
Clyde & Co is committed to providing extensive, personal and
professional development opportunities for our people enabling them to
be highly effective in their current role as well as assisting them to
fulfil their career aspirations.
The competencies are used to inform all aspects of Business Services
career development. They vary across levels and different business
areas and fall under the following areas:
Technical Excellence
People and Team
Client/Stakeholder Relationships
Service Delivery and Commercial Awareness
Personal Effectiveness
This is the job description as constituted at present;
however the Firm reserves the right to reasonably amend it in
accordance with the changing needs of the business.
