Chef d’équipe, Pratiques de couverture, monitoring et cybersécurité/Team Leader
Job Location
Montreal
Job Type
Legal support
Country/Territory
Canada
Region
The Americas
Description
English Version Follows
Votre équipe
Dans le cadre de votre rôle, vous devrez veiller à ce que
l'équipeSoutien juridique réponde aux attentes du cabinet et de ses
clients. Vous serez responsable de la prestation d'un service de
soutien juridique de haute qualité et axé sur les clients, en assurant
au quotidien la gestion opérationnelle des adjoint·e·s juridiques au
sein de la pratique de couverture, monitoring et cybersécurité
(environ 7). Vous travaillerez étroitement avec l'ensemble
des membres de l'équipe et d'autres chefs d'équipe, de manière à
déterminer les besoins d'affaires et des groupes de pratiques en
collaborant avec les gestionnaires du soutien juridique, pour fournir
des services de soutien pertinents, exceptionnels et orientés vers les clients.
Ce poste nécessite une présence sur place au bureau à raison
de 3 jours par semaine au minimum.
Vos responsabilités Gestion de personnel
Gérer les rendements individuels des ressources de soutien
allouées, notamment en tenant des réunions sur le progrès du
personnel et des conversations de carrière.
Assurer une intégration en douceur pour les nouvelles recrues et
appuyer les gestionnaires du soutien juridique. Le tout doit se
faire de manière à veiller à la compréhension et à la connaissance
des politiques, des processus et de l'information importante propres
aux Ressources humaines, au service et aux clients.
Agir à titre de formateur·trice pour permettre aux membres de
l'équipe de s'épanouir selon les normes les plus élevées.
Trouver des formations appropriées qui favoriseraient le
développement personnel des membres de l'effectif, en fonction des
rétroactions, des activités de gestion du rendement et de
l'évaluation continue des besoins en matière de formation.
Exercer un travail d'écoute et de soutien et veiller au bien-être
des adjoint·e·s juridiques.
Gestion des services de soutien
Précision: Une grande partie de ce rôle serait
impossible à accomplir sans des compétences en anglais, puisque la
personne titulaire du poste devra interagir et collaborer avec les
autres chefs d'équipe de nos bureaux aux États-Unis et à Vancouver,
à Toronto, et à Calgary, dans le cadre des efforts visant à appuyer
la région nord-américaine.
Gérer les équipesSoutien juridique en mettant l'accent sur la
prestation des services et l'excellence. Coordonner les efforts et
résoudre les problèmes liés au flux de travail, en veillant au
respect des échéances, à la disponibilité des ressources, au
maintien des relations de travail, à la prestation des services et à
la gestion des aspects inhérents aux ressources humaines.
Gérer l'allocation des ressources pendant les absences et les
congés, entre autres, pour veiller au maintien des niveaux de
service et à une répartition équitable de la charge de travail et
pour répondre aux besoins.
Travailler étroitement avec les autres chefs d'équipe et les
gestionnaires du soutien juridique pour appuyer le groupe dans son
ensemble. Veiller à la compréhension totale des cibles et des
objectifs du groupe.
Tisser des relations et gérer les services de façon proactive en
fonction des ententes sur le niveau de service(ENS), et assurer une
gestion et une répartition du flux de travail réussies.
Gérer le travail de manière adéquate et en fonction des priorités,
en répartissant celui délégué par les avocat·e·s et les parajuristes
selon les capacités et en assurant la liaison avec les autres chefs
d'équipe et les gestionnaires du soutien juridique dans le contexte
de hausses et de baisses dans le flux des activités.
Aviser les gestionnaires du soutien juridique de tout problème lié
à un manque d'effectif et travailler à la mise en place de solutions
efficaces et veiller au partage des tâches.
Participer au processus de recrutement et de sélection des membres
de l'équipe.
Rester à l'affût des problèmes, anticiper les changements dans la
demande ou les changements réglementaires et intervenir en temps
opportun pour y répondre, afin de les mettre en place au sein du
service en collaborant avec les gestionnaires du soutien juridique.
Travailler de manière proactive et flexible avec les autres chefs
d'équipe pour améliorer la qualité et l'efficience de la prestation
des services de soutien juridique aux membres du cabinet, avec une
approche cohérente.
Participer aux réunions de l'équipeSoutien juridique.
Assurer la tenue de statistiques, conformément aux exigences de
suivi pour les rapports liés aux ENS.
Approuver les demandes de congé, les absences, les heures
supplémentaires, etc.
Renforcer et gérer les services actuellement fournis et envisager
de futures mises à jour en fonction de l'évolution des technologies
et des besoins changeants de nos clients et de notre cabinet.
Assurer la liaison avec les autres chefs d'équipe et les
gestionnaires du soutien juridique pour mettre en œuvre les
ajustements suggérés.
Assurer la liaison avec les autres chefs d'équipe et les
gestionnaires du soutien juridique pour coordonner la répartition
des bureaux, les déménagements et les changements en collaboration
avec les équipes des technologies de l'information et des services
de bureau.
Constamment veiller au maintien et à la mise en œuvre de normes
élevées en matière de service.
Assurance qualité du service
Précision: Une grande partie de ce rôle serait
impossible à accomplir sans des compétences en anglais, puisque la
personne titulaire du poste devra collaborer et travailler
étroitement avec les autres chefs d'équipe et les collègues de nos
bureaux aux États-Unis et à Vancouver, à Toronto, et à Calgary. Dans
certains cas, elle devra aussi collaborer avec des membres au
Royaume-Uni pour veiller à ce que les pratiques exemplaires soient
partagées avec la région nord-américaine et pour que les méthodes de
travail puissent être améliorées partout dans cette région.
Assurer la prestation d'un service client exceptionnel, cohérent
et de qualité par l'ensemble des membres de l'équipe. Veiller à ce
que les processus soient bien mis au point selon les pratiques
exemplaires et partagés avec les autres chefs d'équipe, les
gestionnaires du soutien juridique et les collègues dans la région.
Assurer la conformité totale des équipes juridiques à nos
politiques et à nos procédures (relativement à la conformité, aux
normesISO, aux finances, etc.) et communiquer avec les autres
bureaux ou régions au besoin.
Activement appuyer les initiatives du service et du cabinet,
communiquer avec les autres bureaux ou régions au besoin et assurer
la mise en place des changements.
Contribuer aux projets du service, adopter des méthodologies de
projet communes - allant de l'initiation à la conclusion - et
veiller à la connaissance et à la réalisation des exigences, des
objectifs et des avantages anticipés du cabinet.
Accomplir toute autre tâche, selon les besoins et les attentes
pour ce rôle.
Vos compétences et votre expérience
Diplôme d'études en secrétariat ou d'études postsecondaires en
administration ou dans tout autre domaine connexe, avec de5 à7ans
d'expérience pertinente.
Excellentes compétences en communication et capacité d'établir
rapidement des relations de confiance avec les membres du personnel
de tous les échelons.
Capacité d'organisation de priorités en conflit, attention aux
problèmes potentiels et capacité de remettre en question des
pratiques de travail. Bilinguisme (français/anglais) à l'oral et à
l'écrit. Précision: Une bonne maîtrise de l'anglais parlé est
nécessaire, puisque la personne titulaire du poste travaillera
fréquemment en étroite collaboration avec d'autres chefs d'équipe
et des collègues de nos bureaux aux États-Unis et à Vancouver, à
Toronto, et à Calgary.
Proactivité et esprit de collaboration.
Capacité de faire preuve de confidentialité et de discrétion, tout
en redirigeant l'information lorsqu'il est pertinent de le faire,
pour répondre aux préoccupations avec efficience et efficacité.
Capacité de réaliser ses tâches en suivant des processus de
travail efficaces et en gérant ces derniers pour assurer une
excellente prestation des services.
Capacité de diriger et de motiver les gens, d'assurer leur
développement personnel et d'agir à titre d'exemple
Souci du détail et attentes parmi les plus élevées envers la qualité.
Résilience et capacité de gérer des situations difficiles
efficacement ou de les transmettre à un échelon supérieur et de
rester calme sous la pression.
Bonne capacité d'influencer les autres.
Esprit orienté vers le service à la clientèle.
Vos connaissances spécialisées
Aptitudes en gestion et excellentes compétences en communication.
Compétences démontrées en matière de travail dans un rôle de
gestion et capacité de communiquer efficacement avec les membres du
personnel de tous les échelons.
Capacité d'établir et de maintenir d'excellentes relations de
travail avec les membres du personnel de tous les échelons.
Connaissances avancées de la suiteMicrosoftOffice.
The Team
To ensure the legal support team meet the demands of the firm and its
clients. This role will be responsible for the successful delivery of
a high-quality, client-focused legal support service for Montreal's
Coverage, Monitoring and Cybersecurity Practices, through the
operational day-to-day management of Legal Assistants (about 7), while
continuing to support a partner or senior counsel. They will work
closely with all members of the team and other Team Leaders focusing
on understanding the business and practice needs, working with the
Legal Support Managers and fee earners to deliver appropriately
excellent client focused support services.
This role involves working onsite at the office a minimum of 3
days per week.
Key Responsibilities People Management
Manage individual performance of allocated support resources
including regular progress meetings and career conversations
Ensure the smooth induction of new starters and supporting Legal
Support Managers in ensuring awareness and understanding of HR,
department and client specific policies, procedures, and information
Act as a coach to develop the team to the highest standards
Identify appropriate training to support personal development
through feedback, performance management and continued assessment of
training needs
Pastoral care and wellbeing for the Legal Assistants
Management of Support Services
Manage legal support teams with a focus on service delivery and
excellence; coordinate and resolve issues relating to workflow to
ensure deadlines are met, resource availability, working
relationships, service delivery and HR matters
Manage resource allocation following absences, holidays etc. to
ensure service levels are maintained with a fair distribution of
workload and coverWork closely with other Team Leaders and Legal
Support Managers to support wider group. Ensure full understanding
of the groups aims and objectives
Develop relationships and proactively manage services around
agreed SLAs, and ensure successful team management and workflow allocations
Responsible for ensuring the prioritization of work appropriately,
balancing fee earning work and capacity, liaising with other Team
Leaders and Legal Support Managers on peaks and troughs of activity
Identify head count issues to Legal Support Managers and work to
create effective solutions and work-sharing
Participate in the recruitment and selection process for team members.
Keep abreast of issues, anticipate changes in demand/regulatory
changes and effect timely interventions to address the changes,
working with Legal Support Managers to introduce these into the service
Proactively and flexibly work with the other Team Leaders to
improve the quality and efficiency of legal support services
provided to the business, ensuring consistency of approach
Participate in legal support team meetings
Maintain appropriate statistics to fit the requirements of SLA
report monitoring
Approval of time off, absences, overtime etc
Develop and manage the current services being provided as well as
considering future changes in line with technology changes and the
changing needs of our clients/the business, and liaise with other
Team Leaders and Legal Support Managers on suggested adjustments
Liaise with other Team Leaders and Legal Support Managers to
co-ordinate desk allocations, moves and changes in conjunction with
IT and Workplace Services.
Ensuring high standards of service are consistently maintained and developed.
Quality of Service
Drive the delivery of exceptional client service, quality and
consistency across team members and ensure processes are developed
positively, with best practice shared
with other Team Leaders, Legal Support Managers, and colleagues
across the region
Ensure full compliance by the legal teams of our policies and
procedures (e.g. Compliance, ISO, Finance), engaging with other
offices/regions where appropriate
Actively support and be a champion for department/firm
initiatives, engaging with other offices/regions where appropriate
where appropriate and driving implementation of changes
Participate in department projects, adopting common project
methodologies from initiation to completion and ensuring business
requirements, objectives and anticipated benefits are understood and achieved
Any other duties as required, commensurate with the level of the post
Essential Skills & Experience
Diploma from a secretarial school or post-high school diploma in
administration or in a related field plus a minimum of 5-7 years of
relevant experience
Excellent communication skills with the ability to quickly
establish credible relationships at all levels
Ability to balance conflicting priorities, be alert to potential
problems and challenge working practices; Bilingualism
(French/English), spoken and written. Proactive and collaborative
Confidential and discreet but able to redirect information when
appropriate to ensure areas of concern are resolved efficiently and effectively
Ability to work within and manage effective working processes
excellent service delivery
Ability to lead, motivate and develop people and act as a role model
Attention to detail and the highest quality standards
Resilient with the ability to manage or escalate difficult
situations effectively and stay calm under pressure
Good influencing skills
Customer service focused
Technical Skills
Management traits and excellent communication skills
Demonstrable suitability to work in a management role and an
ability to communicate effectively at all levels
Ability to build and maintain excellent working relationships with
all staff levels