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Votre équipe

Dans le cadre de votre rôle, vous devrez veiller à ce que l'équipeSoutien juridique réponde aux attentes du cabinet et de ses clients. Vous serez responsable de la prestation d'un service de soutien juridique de haute qualité et axé sur les clients, en assurant au quotidien la gestion opérationnelle des adjoint·e·s juridiques au sein de la pratique de couverture, monitoring et cybersécurité (environ 7). Vous travaillerez étroitement avec l'ensemble des membres de l'équipe et d'autres chefs d'équipe, de manière à déterminer les besoins d'affaires et des groupes de pratiques en collaborant avec les gestionnaires du soutien juridique, pour fournir des services de soutien pertinents, exceptionnels et orientés vers les clients.

Ce poste nécessite une présence sur place au bureau à raison de 3 jours par semaine au minimum.

Vos responsabilités
Gestion de personnel

• Gérer les rendements individuels des ressources de soutien allouées, notamment en tenant des réunions sur le progrès du personnel et des conversations de carrière.
• Assurer une intégration en douceur pour les nouvelles recrues et appuyer les gestionnaires du soutien juridique. Le tout doit se faire de manière à veiller à la compréhension et à la connaissance des politiques, des processus et de l'information importante propres aux Ressources humaines, au service et aux clients.
• Agir à titre de formateur·trice pour permettre aux membres de l'équipe de s'épanouir selon les normes les plus élevées.
• Trouver des formations appropriées qui favoriseraient le développement personnel des membres de l'effectif, en fonction des rétroactions, des activités de gestion du rendement et de l'évaluation continue des besoins en matière de formation.
• Exercer un travail d'écoute et de soutien et veiller au bien-être des adjoint·e·s juridiques.

Gestion des services de soutien

Précision: Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais, puisque la personne titulaire du poste devra interagir et collaborer avec les autres chefs d'équipe de nos bureaux aux États-Unis et à Vancouver, à Toronto, et à Calgary, dans le cadre des efforts visant à appuyer la région nord-américaine.

• Gérer les équipesSoutien juridique en mettant l'accent sur la prestation des services et l'excellence. Coordonner les efforts et résoudre les problèmes liés au flux de travail, en veillant au respect des échéances, à la disponibilité des ressources, au maintien des relations de travail, à la prestation des services et à la gestion des aspects inhérents aux ressources humaines.
• Gérer l'allocation des ressources pendant les absences et les congés, entre autres, pour veiller au maintien des niveaux de service et à une répartition équitable de la charge de travail et pour répondre aux besoins.
• Travailler étroitement avec les autres chefs d'équipe et les gestionnaires du soutien juridique pour appuyer le groupe dans son ensemble. Veiller à la compréhension totale des cibles et des objectifs du groupe.
• Tisser des relations et gérer les services de façon proactive en fonction des ententes sur le niveau de service(ENS), et assurer une gestion et une répartition du flux de travail réussies.
• Gérer le travail de manière adéquate et en fonction des priorités, en répartissant celui délégué par les avocat·e·s et les parajuristes selon les capacités et en assurant la liaison avec les autres chefs d'équipe et les gestionnaires du soutien juridique dans le contexte de hausses et de baisses dans le flux des activités.
• Aviser les gestionnaires du soutien juridique de tout problème lié à un manque d'effectif et travailler à la mise en place de solutions efficaces et veiller au partage des tâches.
• Participer au processus de recrutement et de sélection des membres de l'équipe.
• Rester à l'affût des problèmes, anticiper les changements dans la demande ou les changements réglementaires et intervenir en temps opportun pour y répondre, afin de les mettre en place au sein du service en collaborant avec les gestionnaires du soutien juridique.
• Travailler de manière proactive et flexible avec les autres chefs d'équipe pour améliorer la qualité et l'efficience de la prestation des services de soutien juridique aux membres du cabinet, avec une approche cohérente.
• Participer aux réunions de l'équipeSoutien juridique.
• Assurer la tenue de statistiques, conformément aux exigences de suivi pour les rapports liés aux ENS.
• Approuver les demandes de congé, les absences, les heures supplémentaires, etc.
• Renforcer et gérer les services actuellement fournis et envisager de futures mises à jour en fonction de l'évolution des technologies et des besoins changeants de nos clients et de notre cabinet. Assurer la liaison avec les autres chefs d'équipe et les gestionnaires du soutien juridique pour mettre en œuvre les ajustements suggérés.
• Assurer la liaison avec les autres chefs d'équipe et les gestionnaires du soutien juridique pour coordonner la répartition des bureaux, les déménagements et les changements en collaboration avec les équipes des technologies de l'information et des services de bureau.
• Constamment veiller au maintien et à la mise en œuvre de normes élevées en matière de service.

Assurance qualité du service

Précision: Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais, puisque la personne titulaire du poste devra collaborer et travailler étroitement avec les autres chefs d'équipe et les collègues de nos bureaux aux États-Unis et à Vancouver, à Toronto, et à Calgary. Dans certains cas, elle devra aussi collaborer avec des membres au Royaume-Uni pour veiller à ce que les pratiques exemplaires soient partagées avec la région nord-américaine et pour que les méthodes de travail puissent être améliorées partout dans cette région.

• Assurer la prestation d'un service client exceptionnel, cohérent et de qualité par l'ensemble des membres de l'équipe. Veiller à ce que les processus soient bien mis au point selon les pratiques exemplaires et partagés avec les autres chefs d'équipe, les gestionnaires du soutien juridique et les collègues dans la région.
• Assurer la conformité totale des équipes juridiques à nos politiques et à nos procédures (relativement à la conformité, aux normesISO, aux finances, etc.) et communiquer avec les autres bureaux ou régions au besoin.
• Activement appuyer les initiatives du service et du cabinet, communiquer avec les autres bureaux ou régions au besoin et assurer la mise en place des changements.
• Contribuer aux projets du service, adopter des méthodologies de projet communes - allant de l'initiation à la conclusion - et veiller à la connaissance et à la réalisation des exigences, des objectifs et des avantages anticipés du cabinet.
• Accomplir toute autre tâche, selon les besoins et les attentes pour ce rôle.

Vos compétences et votre expérience

• Diplôme d'études en secrétariat ou d'études postsecondaires en administration ou dans tout autre domaine connexe, avec de5 à7ans d'expérience pertinente.
• Excellentes compétences en communication et capacité d'établir rapidement des relations de confiance avec les membres du personnel de tous les échelons.
• Capacité d'organisation de priorités en conflit, attention aux problèmes potentiels et capacité de remettre en question des pratiques de travail. Bilinguisme (français/anglais) à l'oral et à l'écrit. Précision: Une bonne maîtrise de l'anglais parlé est nécessaire, puisque la personne titulaire du poste travaillera fréquemment en étroite collaboration avec d'autres chefs d'équipe et des collègues de nos bureaux aux États-Unis et à Vancouver, à Toronto, et à Calgary.
• Proactivité et esprit de collaboration.
• Capacité de faire preuve de confidentialité et de discrétion, tout en redirigeant l'information lorsqu'il est pertinent de le faire, pour répondre aux préoccupations avec efficience et efficacité.
• Capacité de réaliser ses tâches en suivant des processus de travail efficaces et en gérant ces derniers pour assurer une excellente prestation des services.
• Capacité de diriger et de motiver les gens, d'assurer leur développement personnel et d'agir à titre d'exemple
• Souci du détail et attentes parmi les plus élevées envers la qualité.
• Résilience et capacité de gérer des situations difficiles efficacement ou de les transmettre à un échelon supérieur et de rester calme sous la pression.
• Bonne capacité d'influencer les autres.
• Esprit orienté vers le service à la clientèle.

Vos connaissances spécialisées

• Aptitudes en gestion et excellentes compétences en communication.
• Compétences démontrées en matière de travail dans un rôle de gestion et capacité de communiquer efficacement avec les membres du personnel de tous les échelons.
• Capacité d'établir et de maintenir d'excellentes relations de travail avec les membres du personnel de tous les échelons.
• Connaissances avancées de la suiteMicrosoftOffice.

The Team

To ensure the legal support team meet the demands of the firm and its clients. This role will be responsible for the successful delivery of a high-quality, client-focused legal support service for Montreal's Coverage, Monitoring and Cybersecurity Practices, through the operational day-to-day management of Legal Assistants (about 7), while continuing to support a partner or senior counsel. They will work closely with all members of the team and other Team Leaders focusing on understanding the business and practice needs, working with the Legal Support Managers and fee earners to deliver appropriately excellent client focused support services.

This role involves working onsite at the office a minimum of 3 days per week.

Key Responsibilities
People Management

• Manage individual performance of allocated support resources including regular progress meetings and career conversations
• Ensure the smooth induction of new starters and supporting Legal Support Managers in ensuring awareness and understanding of HR, department and client specific policies, procedures, and information
• Act as a coach to develop the team to the highest standards
• Identify appropriate training to support personal development through feedback, performance management and continued assessment of training needs
• Pastoral care and wellbeing for the Legal Assistants

Management of Support Services

• Manage legal support teams with a focus on service delivery and excellence; coordinate and resolve issues relating to workflow to ensure deadlines are met, resource availability, working relationships, service delivery and HR matters
• Manage resource allocation following absences, holidays etc. to ensure service levels are maintained with a fair distribution of workload and coverWork closely with other Team Leaders and Legal Support Managers to support wider group. Ensure full understanding of the groups aims and objectives
• Develop relationships and proactively manage services around agreed SLAs, and ensure successful team management and workflow allocations
• Responsible for ensuring the prioritization of work appropriately, balancing fee earning work and capacity, liaising with other Team Leaders and Legal Support Managers on peaks and troughs of activity
• Identify head count issues to Legal Support Managers and work to create effective solutions and work-sharing
• Participate in the recruitment and selection process for team members.
• Keep abreast of issues, anticipate changes in demand/regulatory changes and effect timely interventions to address the changes, working with Legal Support Managers to introduce these into the service
• Proactively and flexibly work with the other Team Leaders to improve the quality and efficiency of legal support services provided to the business, ensuring consistency of approach
• Participate in legal support team meetings
• Maintain appropriate statistics to fit the requirements of SLA report monitoring
• Approval of time off, absences, overtime etc
• Develop and manage the current services being provided as well as considering future changes in line with technology changes and the changing needs of our clients/the business, and liaise with other Team Leaders and Legal Support Managers on suggested adjustments
• Liaise with other Team Leaders and Legal Support Managers to co-ordinate desk allocations, moves and changes in conjunction with IT and Workplace Services.
• Ensuring high standards of service are consistently maintained and developed.

Quality of Service

• Drive the delivery of exceptional client service, quality and consistency across team members and ensure processes are developed positively, with best practice shared
• with other Team Leaders, Legal Support Managers, and colleagues across the region
• Ensure full compliance by the legal teams of our policies and procedures (e.g. Compliance, ISO, Finance), engaging with other offices/regions where appropriate
• Actively support and be a champion for department/firm initiatives, engaging with other offices/regions where appropriate where appropriate and driving implementation of changes
• Participate in department projects, adopting common project methodologies from initiation to completion and ensuring business requirements, objectives and anticipated benefits are understood and achieved
• Any other duties as required, commensurate with the level of the post

Essential Skills & Experience

• Diploma from a secretarial school or post-high school diploma in administration or in a related field plus a minimum of 5-7 years of relevant experience
• Excellent communication skills with the ability to quickly establish credible relationships at all levels
• Ability to balance conflicting priorities, be alert to potential problems and challenge working practices; Bilingualism (French/English), spoken and written. Proactive and collaborative
• Confidential and discreet but able to redirect information when appropriate to ensure areas of concern are resolved efficiently and effectively
• Ability to work within and manage effective working processes excellent service delivery
• Ability to lead, motivate and develop people and act as a role model
• Attention to detail and the highest quality standards
• Resilient with the ability to manage or escalate difficult situations effectively and stay calm under pressure
• Good influencing skills
• Customer service focused

Technical Skills

• Management traits and excellent communication skills
• Demonstrable suitability to work in a management role and an ability to communicate effectively at all levels
• Ability to build and maintain excellent working relationships with all staff levels
• Advanced Microsoft Office skills

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