Nos bureaux canadiens jouent un rôle
essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en
fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des
services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de
questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couverture
et défense en assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage,
de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont
des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de
la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la
défense d'actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et
administrateurs ainsi que de la responsabilité des fabricants.
Chez Clyde & Co, notre culture est
axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement accueillant,
caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet
international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale,
sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les
clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu
à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.
Aperçu du rôle
Ce nouveau poste à temps partagé suppose que 2 personnes se
partagent un poste à temps plein. L'horaire de travail de
chaque personne suivrait donc une combinaison de 2 jours/3 jours par
semaine, ou de 2.5 jours/2.5 jours par semaine.
L'adjoint(e) juridique effectuera des
tâches de soutien direct aux avocat(e)s, et relèvera de la
Superviseure des services de soutien juridique et administratif du
bureau de Montréal. À ce titre, il/elle préparera des lettres,
procédures et accomplira certaines fonctions administratives, en plus
d'organiser et de tenir à jour les dossiers des clients et des
avocats, incluant la gestion de leur agenda et les contacts avec leur
clientèle, au besoin.
L'organisation actuelle du travail
nécessite de pouvoir travailler efficacement à distance du bureau, de
même que sur place au bureau de temps à autre, au besoin.
Responsabilités principales
Préparer les procédures usuelles en litige;
Procéder à la transcription des lettres et/ou procédures dictées,
le cas échéant;
Gérer les délais litigieux, effectuer le calcul et les
inscriptions à l'agenda;
Assurer un suivi des délais avec les avocats lorsque requis;
Réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils
sont conformes aux procédures juridiques et à l'usage grammatical;
Effectuer le classement papier et électronique des documents ainsi
que le suivi et l'organisation des dossiers;
Gérer les appels téléphoniques et les communications par courriel
et autres;
Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat(e)s et les clients;
Préparer les dossiers des clients (correspondance, pièces
justificatives, etc.);
Prêter main-forte à l'organisation des interrogatoires pour en
faciliter le déroulement efficace;
Organiser les déplacements d'affaires des avocat(e)s, fixer les
rendez-vous, réserver ce qui peut être requis lors de voyages
d'affaires, etc., le cas échéant;
Fournir un soutien à d'autres personnes du bureau, au besoin;
Entrer des données dans divers systèmes, notamment pour la facturation;
Exécuter d'autres tâches générales de bureau, selon les besoins du cabinet.
Qualifications requises
Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme
d'études collégiales (DEC) en bureautique avec profil juridique ou
autre combinaison de formation et d'expérience équivalente;
Expérience d'au moins un an en tant qu'adjoint(e) juridique en
litige, incluant une excellente connaissance du Nouveau Code de
procédure civile;
Flexibilité et souplesse pour s'acquitter de mandats divers, tels
que délégués par la Superviseure ou la Chef d'équipe adjointe;
Bilinguisme requis (français et anglais), de manière à pouvoir
rédiger et communiquer dans les deux langues correctement, selon les
dossiers dans lesquels travaillent les avocat(e)s;
Familiarisation avec le droit des assurances, un atout;
Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué;
Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft Office,
en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook, à un niveau
intermédiaire ou idéalement, avancé;
Expérience de travail avec les documents de format PDF;
Très bonnes aptitudes à travailler dans un environnement
informatisé, avec des logiciels variés et très bonne capacité
d'apprentissage de nouveaux outils informatiques;
Aptitude à travailler à distance de manière bien organisée et productive;
Orientation clientèle, esprit d'équipe et de collaboration au
quotidien; tact et discrétion;
Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles;
Sens de l'initiative.
Clyde & Co a transité vers un environnement de travail virtuel
pour la majorité de ses avocats et de son équipe de services
administratifs, et ce en raison de l'éclosion mondiale de Covid-19.Cette précaution a été prise pour aider à protéger nos employés,
nos clients et nos communautés. Il est donc fort probable que ce
poste débute en mode virtuel pendant que le cabinet continue à
évaluer la situation.
Si ce poste vous intéresse, veuillez svp postuler et envoyer
votre curriculum vitae et une lettre de présentation dans les plus
brefs délais. Merci!
"English Message"
A Few Words about Clyde & Co
Our Canadian offices are an essential
part of Clyde & Co's international practice, providing both local
and international clients with leading regional legal services
covering a variety of complex and contentious matters, including
insurance defence and coverage, dispute resolution and arbitration,
fraud, antitrust and regulatory investigations. Our lawyers are
experts in the areas of professional liability, construction and
infrastructure, cyber-risk, class action defence, director and officer
liability and manufacturer liability.
At Clyde & Co, our culture is based
on fostering a supportive and welcoming environment characterized by
diversity and inclusion. Our rapidly growing international firm is
known for its global outlook, its exacting practice and its earnest
commitment to clients, as well as for its distinctive approach within
an open, fast-paced and rapidly changing field.
Overview of the Role
This new position implies that two persons will share a
full-time position. The work schedule of each person would
be a combination or 2 days / 3 days per week or 2.5 days / 2.5 days
per week.
The Legal Assistant - Litigation will
work mainly for a team of at least two lawyers, reporting to the
Supervisor of Legal & Administrative Support Services in the
Montreal office. In this role, the assistant will prepare letters and
proceedings and carry out administrative tasks, as well as organize
and update client and lawyer files, including managing lawyers'
calendars and their client contact lists.
The current work setting involves the
ability to work remotely in a productive fashion and on site at the
office occasionally as needed.
Primary Responsibilities
Preparing standard litigation proceedings;
Transcribing letters and/or dictated proceedings, as needed;
Managing litigation deadlines, entering delays and updating the calendar;
Following-up with lawyers to ensure deadlines are met;
Reviewing documents and correspondence to ensure compliance with
legal procedures and correct grammatical usage;
Paper and electronic filing of documents, tracking and organizing
case files;
Managing phone calls, email and other correspondence;
Organizing and coordinating meetings between lawyers and clients;
Assisting in the scheduling of examinations for discovery to
ensure they are carried out effectively;
Organizing business travel for lawyers, arranging meetings, making
travel related arrangements, etc., when applicable;
Providing support to other people in the office as needed;
Entering data in multiple systems such as billing;
Carrying out other general administrative tasks as required by the firm.
Qualifications Required
A Diploma of Secretarial Studies (DEP) or a Diploma of College
Studies (DEC) in office automation with legal specialization or an
equivalent combination of education and experience;
Minimum 1 year experience as a legal assistant in litigation,
including an excellent knowledge of the New Code of Civil Procedure
in Quebec;
Flexibility and disposition to work on a variety of tasks as
delegated by the Supervisor of Legal & Administrative Support
Services or the Team Leader Assistant;
Bilingualism, French and English, in order to write and
communicate correctly and efficiently, according to the nature of
the files that the lawyers are working in;
Experience in insurance law preferred;
Rigor, attention to detail and strong organizational skills;
Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel,
Power Point and Outlook at an intermediate or, ideally, advanced level;
Experience working with PDF documents;
Very skilled at working in a computerized environment (with varied
software) and a good aptitude for learning new software tools;
Ability to work remotely in a well-organized and productive fashion;
Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a
daily basis; tact and discretion;
Professionalism and excellent interpersonal skills;
Sense of initiative.
This is the job description as
constituted at present however the Firm reserves the right to
reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.
Clyde & Co shifted to virtual work for the majority of our
lawyers and business services team with the global outbreak of
Covid-19. This precaution was taken to help protect our people,
clients and communities. It is likely that this role will start
virtually while the firm continues to evaluate the situation.
If you are interested in this position; please apply directly
through our career page, and send your resume and cover letter as
soon as possible. Thank you!
