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Job Title Réceptionniste Juridique et Adjoint(e) de Bureau - Bilingue Français/Anglais
Role Business/Professional Services
Expertise Legal Secretary/Assistant
Job Location Montreal
Description

''English Version Follows''

À Propos de Clyde & Co

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couvertures d'assurance et de défense en matière d'assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage, de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d'actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et des administrateurs et de la responsabilité des produits.

Chez Clyde & Co, notre culture est entièrement axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement amical et accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

Aperçu du Rôle

Le/la réceptionniste juridique et adjoint(e) de bureau est responsable de l'accueil des visiteurs en plus de s'acquitter d'une grande variété de tâches liées à la réception et à au traitement de divers documents dont la gestion du courrier , l'organisation et la réservation des salles de conférence pour les réunions, la vérification des inventaires de rafraichissements et autres aliments requis, le nettoyage de la cuisine au 18ème étage et du coin café au 17e étage, entre autres, en plus d'aider à la gestion des demandes de signification, timbres et production à la Cour, notamment en tenant à jour un registre de procédures. Les priorités associées aux tâches varieront dans le temps selon les besoins d'affaires du cabinet.

Horaire de travail: de 7h30 à 15h30, ou bien de 8h00 à 16h00.

Responsabilités Principales

  • Gérer les appels téléphoniques et les messages;
  • Accueillir les clients, les huissiers et messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception;
  • Gérer la réservation des salles de conférence et de vidéoconférence; s'assurer quotidiennement que les réservations et les annulations ont bien été faites;
  • Préparer les salles de conférence en vue des rencontres et réunions, incluant la préparation du café et des rafraichissements; effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou lunch le cas échéant; nettoyer les salles après les réunions;
  • Voir à ce que les salles de conférence disposent toujours d'un nombre suffisant de tasses, verres, café, sucre (hors pandémie);
  • En conformité avec le protocole en place pour le retour progressif des avocat.e.s et du personnel au bureau, tenir à jour un calendrier des présences;
  • S'assurer de la propreté générale des aires de réception et de la cuisine, salle de bain des visiteurs et salles de conférence, incluant l'arrosage des arrangements floraux;
  • Gérer de manière efficace les lave-vaisselles et vérifier périodiquement que le bar à café et la cuisine du 18è ne manquent pas de tasses ou de verres ou de stock de café, thé, lait, sucre, etc.;
  • Ajouter quotidiennement des serviettes à main en papier dans le bar à café et la cuisine;
  • Tenir à jour pour chaque cuisine un inventaire des stocks de café, thé, lait et autres boissons pour les réunions, ainsi que les stocks de produits ménagers et en effectuer la commande au besoin;
  • Gérer la distribution des coupons de taxi, appeler les taxis au besoin, remplir les livrets et les commander au besoin (hors pandémie);
  • Recevoir le courrier et le trier;
  • Identifier le courrier devant être scanné et envoyé aux adjointes et avocats et procéder à l'envoi par courriel; identifier celui devant être remis à la comptabilité et celui pouvant être mis dans les pigeonniers;
  • Scanner les chèques reçus et les transmettre par courriel à l'adjoint.e et l'avocat.e responsable du dossier; conserver les chèques reçus en attente d'instructions; tenir un registre des chèques et faire les suivis nécessaires avec les adjoint(e)s;
  • Effectuer l'expédition des envois par messager;
  • Préparer les envois par courrier recommandé;
  • Effectuer la gestion des factures des huissiers et messager de cour, remettre à la comptabilité les pièces justificatives des envois par messagers au besoin;
  • Recevoir les télécopies et les distribuer par courriel aux bons destinataires;
  • Recevoir les transferts électroniques de la BMO transmis par télécopie et en faire la sauvegarde pour la comptabilité;
  • Gérer les appels du rôle : recherche des numéros de dossiers, les scanner, (photocopier, distribuer) et les transmettre électroniquement aux avocats.es et adjoints.es concernées;
  • Chaque mercredi, préparer la «Lawyers' availability list»;
  • Mise à jour de la liste téléphonique et de la liste des personnes contacts pour les situations d'urgences;
  • Aide à la gestion des demandes de signification, timbres et production à la Cour:
    • Recevoir les procédures assemblées par la Reprographie à la demande des adjoint(e)s;
    • Tenir à jour le registre des procédures reçues;
    • Contacter les huissiers et le messager de cour par courriel et leur fournir la liste des procédures à ramasser;
    • Gestion des retours: une fois par semaine, scanner les retours et les transmettre aux avocat(e)s et adjoint(e)s par courriel;
    • Fournir les retours à la comptabilité et valider les factures des huissiers et de la Reprographie.

Conformément aux protocoles en vigueur concernant la prévention de la Covid-19:

  • Pour l'accueil des messagers ou huissiers à la sécurité au lobby de l'édifice, circuler avec le port du masque en tout temps;
  • Voir à ce que la réception et les salles de conférence disposent de gel antiseptique et de lingettes nettoyantes conformément aux protocoles en vigueur chez Clyde;
  • Voir à ce que la réception dispose d'un stock de masques jetables et de gants;
  • En cas d'exercice d'incendie ou d'alarme requérant l'évacuation de l'immeuble, distribuer les masques fournis par Redbourne aux employé(e)s sur place;
  • Voir à ce que le bar à café et la cuisine du 18è étage disposent de masques, de gel antiseptique et de lingettes nettoyantes aux endroits désignés.

Cette description de poste est susceptible d'évoluer selon la trajectoire de la pandémie et des besoins d'affaires qui en résulteront, le cas échéant.

Qualifications Requises

  • Diplôme d'études post-secondaires ou formation académique jugée équivalente;
  • Expérience pertinente antérieure minimale de 3 à 5 ans, idéalement acquise en cabinet d'avocats ou autre environnement de services professionnels;
  • Bilinguisme (français/anglais), parlé et écrit, à un niveau hautement fonctionnel;
  • Habileté à communiquer et à interagir efficacement avec les clients, de même qu'à tous les niveaux de l'organisation au cabinet, que ce soit avec les avocat(e)s, les associé(e)s ou les divers membres du personnel administratif;
  • Très bonne capacité à utiliser la suite Microsoft Office, en particulier Excel, et d'apprendre d'autres logiciels ou systèmes utilisés au Cabinet, notamment pour la gestion des appels, la réservation de salles de conférence, la vidéoconférence;
  • Excellent sens de l'organisation, souci du détail et rigueur dans le travail effectué;
  • Tact, discrétion et aptitude à faire preuve d'un bon jugement;
  • Capacité à travailler en équipe ou de façon autonome;
  • Flexibilité et souplesse dans l'adaptation à de nouvelles tâches.

Ce qui précède décrit le poste tel qu'il se présente à l'heure actuelle. La firme se réserve le droit de l'amender de façon raisonnable conformément à l'évolution de ses besoins d'affaires.

Veuillez noter que Clyde & Cie Canada S.E.N.C.R.L. exige que tous les membres du cabinet de même que les visiteurs fournissent une preuve de vaccination complète contre la COVID-19 avant d'entrer sur les lieux de travail. Les candidat(e)s qui reçoivent une offre d'emploi devront fournir une preuve de vaccination complète au moment de leur arrivée au cabinet comme condition pour accéder à nos bureaux. Clyde & Cie Canada S.E.N.C.R.L. a le devoir d'accommoder les personnes qui ne sont pas en mesure de se faire vacciner pour des motifs religieux ou médicaux ou d'autres motifs protégés. Les candidat(e)s qui ont besoin d'un accommodement peuvent communiquer avec votre conseiller en recrutement pour en discuter davantage.

"English Message"

A Few Words About Clyde & Co

Our Canadian offices are an essential part of Clyde & Co's global practice, providing a strong regional focus for both local and international clients across a range of complex and contentious matters, including professional liability, casualty, construction and infrastructure, cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage, D&O liability and product liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary proceedings against a broad range of professionals as well as handling fraud, antitrust, anti-corruption and regulatory investigations.

At Clyde & Co, we offer a highly supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is known for its global outlook, comprehensive practice, and genuine commitment to clients as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

Overview of the Role

The legal receptionist and office assistant is responsible for greeting visitors in addition to performing a wide variety of tasks related to the reception and the handling of diverse documents, including managing the mail, organizing and reserving conference rooms for meetings, monitoring the inventory of refreshments and other food required, cleaning the kitchen on the 18th floor and the coffee station on the 17th floor, among others, as well as assisting with the management of requests for service, stamps and court filings, in particular by maintaining an up-to-date register of proceedings. The priority of tasks will vary over time in accordance with the business needs of the firm.

Work schedule: 7:30am to 3:30pm, or 8:00am to 4:00pm.

Primary Responsibilities

  • Manage telephone calls and messages;
  • Greet clients, bailiffs, court messengers and other visitors who present themselves at the reception;
  • Manage the reservation of conference and videoconference rooms; ensure daily that reservations and cancellations have been done;
  • Prepare conference rooms for meetings, including the preparation of coffee and refreshments; place breakfast and/or lunch orders as needed; clean the rooms after meetings;
  • Ensure that conference rooms always have sufficient cups, glasses, coffee, sugar (post pandemic);
  • In accordance with the protocol in place for the gradual return of lawyers and staff to the office, maintain an up-to-date calendar of attendance;
  • Ensure the general cleanliness of the reception area, kitchen, visitor's washroom and conference rooms, including watering the floral arrangements;
  • Efficiently manage the dishwashers and regularly check that the coffee station and the kitchen on the 18th floor have sufficient cups, glasses, coffee, tea, milk, sugar, etc.;
  • Add paper napkins to the coffee station and kitchen every day;
  • Maintain an up-to-date inventory for each kitchen of coffee, tea, milk and other beverages for meetings, as well as cleaning products, and place orders as needed;
  • Manage the distribution of taxi vouchers, call taxis as needed, fill out the booklets and order them as needed (post pandemic);
  • Receive and sort the mail;
  • Identify the mail that needs to be scanned and sent to assistants and lawyers; send those documents by email; identify the mail that needs to be submitted to the accounting department and the mail that can be placed in the mail slots;
  • Scan the cheques received and send them by email to the assistant and the lawyer responsible for the file; retain cheques received while awaiting instructions; maintain a cheque register and follow-up as needed with assistants;
  • Dispatch mail to be sent by messenger;
  • Prepare items to be sent by registered mail;
  • Manage invoices of bailiffs and court messengers, submit documents in support of mail sent by messenger to the accounting department as needed;
  • Receive faxes and distribute them by email to the intended recipients;
  • Receive electronic transfers from BMO sent by fax and save them for the accounting department;
  • Manage the calling of the rolls: conduct file number searches, scan (photocopy, distribute) and send them electronically to the lawyers and assistants concerned;
  • Every Wednesday, prepare the "Lawyers' availability list";
  • Update the telephone list and the list of emergency contacts;
  • Assist with the management of requests for service, stamps and court filings:
    • Receive proceedings assembled by reprography services at the request of assistants;
    • Maintain an up-to-date register of proceedings received;
    • Contact bailiffs and court messengers by email and provide them with the list of proceedings to be picked up;
    • Manage returns: once a week, scan the returns and send them to the lawyers and assistants by email;
    • Provide the returns to the accounting department and validate the invoices of the bailiffs and reprography services.

In accordance with the Covid-19prevention protocols in force:

  • Wear a mask at all times when going to greet messengers or bailiffs at the building's security desk;
  • Ensure that there is antiseptic gel and cleansing wipes at the reception and in the conference rooms in accordance with the protocols in force at Clyde;
  • Ensure that the reception has a sufficient stock of disposable masks and gloves;
  • In the event of a fire drill or alarm requiring the evacuation of the building, distribute the masks provided by Redbourne to the employees present;
  • Ensure that the coffee station and the kitchen on the 18th floor are equipped with masks, antiseptic gel and cleansing wipes at the designated places.

This job description is subject to change in accordance with the course of the pandemic and any resulting business needs.

Qualifications Required

  • Post-secondary diploma or academic training deemed equivalent;
  • Three to five years' prior relevant experience, ideally acquired in a law firm or other professional service environment;
  • Bilingualism (French/English), spoken and written, at a highly functional level;
  • Ability to communicate and interact effectively with clients and at all organizational levels of the firm, in particular with lawyers, partners and various administrative staff members;
  • Highly skilled in using the Microsoft Office suite, notably Excel, and able to learn to use other software or systems used within the firm, in particular for managing calls, reserving conference rooms and videoconferences;
  • Excellent organizational skills, attention to detail and thoroughness in work performed;
  • Tact, discretion and ability to exercise good judgement;
  • Ability to work as part of a team as well as independently;
  • Flexibility and versatility in adapting to new tasks.

This is the job description as constituted at present however the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.

Please note that Clyde & Co LLP Canada requires all Firm members and visitors to provide proof of full vaccination against COVID-19 prior to entering the workplace. Applicants who receive an employment offer will be required to provide proof of full vaccination upon arrival to the Firm as a condition to enter our offices. Clyde & Co LLP has a duty to accommodate those who are unable to get vaccinated due to religious, medical or other protected grounds. For applicants who require an accommodation, please contactElise Duval to discuss further.