Nos bureaux canadiens jouent un rôle
essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en
fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des
services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de
questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couverture
et défense en assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage,
de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos
avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité
professionnelle, de la construction et des infrastructures, des
cyber-risques, de la défense d'actions collectives, de la
responsabilité des dirigeants et administrateurs ainsi que de la
responsabilité des fabricants.
Chez Clyde & Co, notre culture est
axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement accueillant,
caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet
international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale,
sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les
clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu
à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.
Aperçu du rôle dans son ensemble
L'adjoint(e) juridique effectuera le
travail auprès d'une équipe d'au moins deux avocat(e)s, et relèvera de
la Superviseure des services de soutien juridique et administratif du
bureau de Montréal. À ce titre, il/elle préparera des lettres,
procédures et effectuera des tâches administratives, organisera et
tiendra à jour les dossiers des clients et des avocats, incluant la
gestion de leur agenda et les contacts avec leur clientèle.
L'organisation actuelle du travail
nécessite de pouvoir travailler efficacement à distance, de même que
sur place au bureau occasionnellement tel que requis, et ce, jusqu'à
avis contraire.
Responsabilités principales
Préparer les procédures usuelles en
litige;
Procéder à la transcription des lettres
et/ou procédures dictées, le cas échéant;
Gérer les délais litigieux, effectuer le
calcul et les inscriptions à l'agenda;
Assurer un suivi des délais avec les avocats;
Réviser les documents et la
correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures
juridiques et à l'usage grammatical;
Effectuer l'ouverture, le classement
papier et électronique, le suivi et l'organisation des dossiers;
Gérer les appels téléphoniques et les
communications par courriel et autres;
Organiser et coordonner les rencontres
entre les avocat(e)s et les clients;
Préparer les dossiers des clients
(correspondance, pièces justificatives, etc.);
Prêter main-forte à l'organisation des
interrogatoires pour en faciliter le déroulement efficace;
Organiser les déplacements d'affaires
des avocat(e)s, fixer les rendez-vous, réserver ce qui peut être
requis lors de voyages d'affaires, etc., le cas échéant;
Fournir un soutien à d'autres personnes
du bureau, au besoin;
Entrer des données dans divers systèmes,
qu'il s'agisse de facturation, d'entrée de temps ou autre;
Participer ou assister à la recherche de
conflits d'intérêts, si requis;
Exécuter d'autres tâches générales de
bureau, selon les besoins du cabinet.
Qualifications requises
Diplôme d'études professionnelles (DEP)
en secrétariat ou diplôme d'études collégiales (DEC) en
bureautique avec profil juridique ou autre combinaison de
formation et d'expérience équivalente;
Expérience de 2 à 5 ans
en tant qu'adjoint(e) juridique en litige, incluant une expérience
récente et solide an matière de travail avec le Nouveau Code de
procédure civile;
Connaissance de la terminologie
juridique ainsi que des règles de procédure;
Bilinguisme de haut niveau est requis
(français, anglais), de manière à pouvoir rédiger et communiquer
dans les deux langues correctement et efficacement, selon les
dossiers dans lesquels travaillent les avocat(e)s;
Capacité de gérer un volume élevé de
dossiers simultanément;
Familiarisation avec le droit des
assurances, de préférence;
Rigueur, souci du détail et sens de
l'organisation marqué;
Excellentes aptitudes d'utilisation de
la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point
et Outlook, à un niveau intermédiaire ou idéalement, avancé;
Très bonnes aptitudes à travailler dans
un environnement informatisé, avec des logiciels variés et très
bonne capacité d'apprentissage de nouveaux outils informatiques;
Aptitude à travailler à distance de
manière bien organisée et productive;
Orientation clientèle, esprit d'équipe
et de collaboration au quotidien; tact et discrétion;
Professionnalisme et aptitude à
entretenir d'excellentes relations interpersonnelles;
Grande capacité d'apprentissage,
proactivité et sens de l'initiative;
Efficacité dans le travail de soutien
d'une équipe d'avocat(e)s au quotidien.
Ce qui précède décrit le poste tel qu'il se présente à l'heure
actuelle. La firme se réserve le droit de l'amender de façon
raisonnable conformément à l'évolution de ses besoins d'affaires.
Clyde & Co a transité vers un
environnement de travail virtuel pour la majorité de ses avocats
et de son équipe de services administratifs, et ce en raison de
l'éclosion mondiale de Covid-19.Cette précaution a été prise pour aider à protéger nos employés,
nos clients et nos communautés. Il est donc fort probable que ce
poste débute en mode virtuel pendant que le cabinet continue à
évaluer la situation.
Si cette perspective de carrière vous intéresse, veuillez svp
acheminer votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre de motivation
en postulant directement à cette annonce. Merci!
"English Message"
A Few Words about Clyde & Co
Our Canadian offices are an essential
part of Clyde & Co's international practice, providing both local
and international clients with leading regional legal services
covering a variety of complex and contentious matters, including
insurance defence and coverage, dispute resolution and arbitration,
fraud, antitrust and regulatory investigations. Our lawyers are
experts in the areas of professional liability, construction and
infrastructure, cyber-risk, class action defence, director and officer
liability and manufacturer liability.
At Clyde & Co, our culture is based
on fostering a supportive and welcoming environment characterized by
diversity and inclusion. Our rapidly growing international firm is
known for its global outlook, its exacting practice and its earnest
commitment to clients, as well as for its distinctive approach within
an open, fast-paced and rapidly changing field.
Overview of the Role
The Legal Assistant - Litigation will
work mainly for a team of at least two lawyers, reporting to the
Supervisor of Legal & Administrative Support Services in the
Montreal office. In this role, the assistant will prepare letters and
proceedings and carry out administrative tasks, as well as organize
and update client and lawyer files, including managing lawyers'
calendars and their client contact lists.
The current work setting involves the
ability to work remotely in a productive fashion and on site at the
office occasionally as needed, until further notice.
Primary Responsibilities
Preparing standard litigation proceedings;
Transcribing letters and/or dictated proceedings, as needed;
Managing litigation deadlines, entering delays and updating the calendar;
Following-up with lawyers to ensure deadlines are met;
Reviewing documents and correspondence to ensure compliance with
legal procedures and correct grammatical usage;
Opening files, filing (both paper and electronic), tracking and
organizing case files;
Managing phone calls, email and other correspondence;
Organizing and coordinating meetings between lawyers and clients;
Assisting in the scheduling of examinations for discovery to
ensure they are carried out effectively;
Organizing business travel for lawyers, arranging meetings, making
travel-related arrangements, etc., when applicable;
Providing support to other people in the office as needed;
Entering data in multiple systems for billing, time entry etc.;
Carrying out or providing support for conflict of interest
searches as needed;
Carrying out other general administrative tasks as required by the firm.
Qualifications Required
A Diploma of Secretarial Studies (DEP) or a Diploma of College
Studies (DEC) in office automation with legal specialization or an
equivalent combination of education and experience;
2 to 5 years of experience as a legal assistant in
litigation, including recent, solid experience working with the New
Code of Civil Procedure in Quebec;
Knowledge of legal terminology and procedural rules;
High level of bilingualism, French and English, is required in
order to write and communicate correctly and efficiently, according
to the nature of the files that the lawyers are working in;
Capable of managing a large volume of files simultaneously;
Experience in insurance law preferred;
Rigor, attention to detail and strong organizational skills;
Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel,
Power Point and Outlook at an intermediate or, ideally, advanced level;
Very skilled at working in a computerized environment (with varied
software) and a good aptitude for learning new software tools;
Ability to work remotely in a well-organized and productive fashion;
Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a
daily basis; tact and discretion;
Professionalism and excellent interpersonal skills;
Quick learner, proactive and a strong sense of initiative;
Efficient support to a team of lawyers on a daily basis.
This is the job description as
constituted at present however the Firm reserves the right to
reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.
Clyde & Co shifted to virtual work
for the majority of our lawyers and business services team with
the global outbreak of Covid-19. This precaution was taken to help
protect our people, clients and communities. It is likely that
this role will start virtually while the firm continues to
evaluate the situation.
If you are interested in this position, please apply to this
position and send us at your earliest convenience a cover letter
accompanied by your CV. Many thanks!
