Nos bureaux canadiens jouent un rôle
essentiel dans les activités internationales de Clyde&Co, en
fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des
services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de
questions complexes et litigieuses, notamment en matière de
couvertures d'assurance et de défense en matière d'assurance, de
résolutions de différends et d'arbitrage, de fraude, d'antitrust et
d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les
domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et
des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d'actions
collectives, de la responsabilité des dirigeants et des
administrateurs et de la responsabilité des produits.
Chez Clyde&Co, notre culture est
entièrement axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement
amical et accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion.
Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa
vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique
envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein
d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.
Aperçu du rôle dans son ensemble
Le ou la Superviseur(e) des services
internes a la responsabilité de superviser notre plus grand bureau
chez Clyde&Cie Canada, S.E.N.C.R.L, lequel occupe deux étages au
centre-ville de Montréal, comprenant six salles de conférence, deux
cuisines, des salles de classement, une bibliothèque, plusieurs
bureaux fermés et un certain nombre de postes de travail dans des
espaces ouverts. Le ou la titulaire du poste s'occupera de
l'aménagement des locaux ainsi que de l'attribution des bureaux et des
postes de travail aux avocats et au personnel. Le ou la titulaire du
poste agira à titre d'agent de liaison auprès du service de
reprographie en impartition, du propriétaire de l'immeuble pour toute
question concernant les locaux. La gestion de l'achat de fournitures
de bureau et de cuisine dans le cadre du budget global du bureau
complètera également ce nouveau rôle. En outre, le ou la titulaire du
poste supervisera la bibliothèque de Montréal et les abonnements des
bibliothèques de nos trois bureaux canadiens.
Responsabilités Principales
Superviser les activités quotidiennes du bureau et servir de point
de référence en ce qui concerne les demandes de renseignements
générales relatives aux locaux de Montréal;
Superviser la réceptionniste juridique/adjointe de bureau;
S'occuper de l'aménagement de l'espace de bureau, de la
disposition des places assises ainsi que de l'attribution des
bureaux fermés et d'autres postes de travail aux avocats et au personnel;
Préparer les budgets annuels du bureau en collaboration avec la
Gestionnaire, Soutien juridique et administratif, et la Directrice
des finances et de l'administration;
Acheter du nouveau mobilier de bureau et/ou de salle de conférence
selon les besoins, avec autorisations au préalable;
Superviser l'achat des fournitures de bureau et de cuisine;
Agir à titre d'agent de liaison auprès des fournisseurs du bureau
et approuver les factures correspondantes;
Communiquer les mises à jour concernant le bureau et d'autres
informations pertinentes, le cas échéant;
Travailler avec l'équipe des T.I. et RH locales pour attribuer des
cartes d'accès à l'immeuble et au bureau aux nouveaux employés;
Superviser le service de reprographie en impartition, gérer les
relations et traiter les incidents susceptibles de se produire;
Gérer les relations avec le propriétaire de l'immeuble et, avec
l'aide de la réceptionniste, s'occuper de diverses demandes liées
aux locaux, telles que les réparations, le nettoyage, etc;
Collaborer avec des équipes interservices, qu'il s'agisse des
T.I., de l'administration, de la formation et développement, ou
d'autres équipes, selon les besoins, et ce afin de faciliter le
déploiement de divers projets au sein du cabinet;
Gérer les bibliothèques et les abonnements de nos trois bureaux
canadiens et négocier les contrats relatifs aux bases de données;
Accorder des codes d'accès aux usagers des bibliothèques canadiennes;
Acheter la doctrine pertinente;
Confirmer et approuver les factures mensuelles des bibliothèques
des trois bureaux (Montréal, Toronto et Vancouver);
Préparer et tenir à jour le budget annuel des bibliothèques canadiennes;
Tenir à jour la bibliothèque physique au bureau de Montréal;
Collaborer avec les RH dans le cadre du processus d'intégration
des nouveaux employés et du départ des employés qui terminent leur emploi;
Assister la Directrice des finances et de l'administration dans le
cadre de projets d'envergure liés à l'aménagement des locaux;
Veiller au respect des procédures de sécurité, de santé et
d'urgence et superviser la logistique liée aux exercices
d'évacuation de l'édifice;
Communiquer en français avec le Barreau du Québec, au besoin, au
sujet de l'accréditation de certains programmes de formation
destinés aux avocats et aux associés;
Fournir de l'aide à la Gestionnaire de la comptabilité en ce qui
concerne l'inscription, les listes de membres et le suivi afin de
s'assurer que les factures liées aux diverses associations et
assurances responsabilité professionnelles, notamment le Barreau du
Québec, l'Association du Barreau canadien, la Société des plaideurs,
Lawpro, le Barreau de l'Ontario, sont soumises au service de la comptabilité;
Jouer un rôle actif dans l'organisation d'événements sociaux;
Effectuer d'autres tâches pertinentes dictées par des besoins
d'affaires nouveaux ou émergents.
Qualifications Requises
Études postsecondaires, diplôme d'études collégiales ou autre
formation académique jugée équivalente;
Un minimum de trois à cinq ans d'expérience préalable pertinente,
idéalement acquise au sein d'un cabinet d'avocats ou dans un autre
environnement de services professionnels;
Bilinguisme (français/anglais), parlé et écrit, à un niveau
fonctionnel élevé;
Capacité à communiquer et à interagir efficacement avec tous les
niveaux organisationnels du cabinet, y compris les avocats, les
associés et les divers membres du personnel administratif ainsi
qu'avec les invités, les clients et les visiteurs;
Excellentes habiletés en ce qui concerne l'utilisation de la suite
Microsoft Office et capacité à apprendre à utiliser une variété
d'autres logiciels ou systèmes du cabinet;
Excellent sens de l'organisation, souci du détail et rigueur dans
le travail effectué;
Tact, discrétion et capacité à exercer un bon jugement;
Capacité à travailler au sein d'une équipe en s'impliquant
directement lui-même ou elle-même, ainsi que de manière autonome
avec un minimum de supervision;
Capacité à reconnaître les problèmes de façon précoce ainsi qu'à
rechercher et à présenter des solutions afin de les résoudre efficacement;
Capacité à mener plusieurs projets de front pour respecter des
délais différents et à changer rapidement de direction selon
l'évolution des besoins liés au flux de travail;
Maintenir un comportement professionnel dans des situations
génératrices de stress;
Respecter une confidentialité stricte à l'égard des projets et des
communications sensibles;
Conserver une attitude positive et dynamique.
La présente décrit le poste dans son état actuel; toutefois, le
cabinet se réserve le droit de le modifier raisonnablement en
fonction de l'évolution des besoins de l'entreprise.
V euillez noter que Clyde & Cie Canada S.E.N.C.R.L. exige que
tous les membres du cabinetde même que les visiteursfournissent une preuve de vaccination complète contre la COVID-19
avant d'entrer sur les lieux de travail. Les candidat(e)s qui
reçoivent une offre d'emploi devront fournir une preuve de
vaccination complète au moment de leur arrivée au cabinet comme
condition pour accéder à nos bureaux. Clyde & Cie Canada
S.E.N.C.R.L. a le devoir d'accommoder les personnes qui ne sont pas
en mesure de se faire vacciner pour des motifs religieux ou médicaux
ou d'autres motifs protégés. Les candidat(e)s qui ont besoin d'un
accommodement peuvent communiquer avec votre conseiller en recrutementpour en discuter davantage
"English Message"
A Few Words about Clyde & Co
Our Canadian offices are an essential
part of Clyde & Co's global practice, providing a strong regional
focus for both local and international clients across a range of
complex and contentious matters, including professional liability,
casualty, construction and infrastructure, cyber risk, class action
defence, insurance defence and coverage, D&O liability and product
liability. Our lawyers have vast experience litigating disciplinary
proceedings against a broad range of professionals as well as handling
fraud, antitrust, anti-corruption and regulatory investigations.
At Clyde & Co, we offer a highly
supportive culture in a friendly, welcoming environment, characterized
by diversity and inclusion. Our fast-growing international firm is
known for its global outlook, comprehensive practice, and genuine
commitment to clients as well as for its distinctive approach within
an open, fast-paced and rapidly changing field.
Overview of the Role
The Office Supervisor has oversight of
our largest office at Clyde & Co Canada LLP with facilities on two
floors located in downtown Montreal, with six conference rooms, two
kitchens, filing rooms, library, several closed offices and a number
of workstations in open spaces. The incumbent will handle office space
planning as well as the assignment of offices and workstations to
lawyers and staff. Liaising with the reprography outsourced service,
the building landlord for any queries regarding premises and managing
the purchasing of office and kitchen supplies as part of the overall
office budget will also complement this new role. In addition, he/she
will have oversight of the library in Montreal and library
subscriptions at our 3 Canadian offices.
Primary Responsibilities
Oversee the day-to-day operations in the office and serve as point
of reference for general inquiries related to facilities in Montreal;
Supervise the Legal receptionist/Office Assistant;
Handle office space planning, seating arrangements as well as
assigning closed offices and other workstations to lawyers and staff;
Prepare annual office budgets in collaboration with the Manager,
Legal & Administrative Support and the Director of Finance and Administration;
Purchase new office and/or conference room furniture as needed,
with prior approvals;
Oversee the purchasing of office and kitchen supplies;
Liaise with office vendors and approve related invoices;
Communicate office updates and other relevant information as applicable;
Work with the local IT and HR teams to assign access cards to the
building and the office to new employees;
Oversee the reprography outsourced service, manage relations and
address any issues that may surface;
Manage relations with the building landlord and, with the
receptionist's assistance, handle various requests related to
premises such as repairs, cleaning, etc;
Collaborate with interdepartmental teams, whether in IT,
Administration, Training/Learning & Development or other as
needed to facilitate the deployment of various projects at the firm;
Manage the libraries and subscriptions of our three Canadian
offices and negotiate database contracts;
Grant access codes to Canadian library users;
Purchase relevant texts;
Confirm and approve monthly library invoices for the 3 offices
(Montreal, Toronto and Vancouver);
Prepare and maintain the annual budget of the Canadian libraries;
Maintain the physical library at the Montreal office;
Cooperate with HR in the process of onboarding new employees and
offboarding departing employees;
Assist the Director of Finance and Administration on larger
premises projects;
Ensure adherence to safety, health & emergency procedures and
supervise logistics around fire drills;
Communicate with the Quebec Bar in French as needed regarding the
accreditation of certain training programs for lawyers and partners;
Provide assistance to the Accounting Manager regarding
registration, membership rosters and tracking to ensure invoices are
submitted to accounting for various associations and professional
liability insurance such as Barreau du Québec, Canadian Bar
Association, The Advocates' Society, Lawpro, Law Society of Ontario, etc.;
Play an active role in the organization of social events;
Perform other relevant duties and tasks in line with new or
emerging business needs.
Qualifications Required
Post-secondary education, Cegep diploma or other academic training
deemed equivalent;
A minimum of three to five years' prior relevant experience,
ideally acquired in a law firm or other professional services environment;
Bilingualism (French/English), spoken and written, at a highly
functional level;
Ability to communicate and interact effectively with all
organizational levels of the firm, including lawyers, partners and
various administrative staff members as well as guests, clients and visitors;
Highly skilled in using the Microsoft Office suite and able to
learn to use a variety of other software or systems at the firm;
Excellent organizational skills, attention to detail and
thoroughness in work performed;
Tact, discretion and ability to exercise good judgement;
Ability to work as part of a team in a hands-on approach as well
as independently with minimal supervision;
Ability to identify issues early on, research and present
solutions in order to resolve efficiently;
Ability to multi-task various projects to meet differing deadlines
and to change directions quickly as workflow needs change;
Maintaining a professional demeanor in high-pressure situations;
Upholding a strict level of confidentiality regarding sensitive
projects and communications;
Maintain a positive, can-do attitude.
This is the job description as constituted at present; however,
the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance
with the changing needs of the business.
Please note that Clyde & Co LLP
Canada requires all Firm membersand visitorsto provide proof of
full vaccination against COVID-19 prior to entering the workplace.
Applicants who receive an employment offer will be required to
provide proof of full vaccination upon arrival to the Firm as a
condition to enter our offices. Clyde & Co LLP has a duty to
accommodate those who are unable to get vaccinated due to
religious, medical or other protected grounds. For applicants who
require an accommodation, please contact your recruitment advisor
to discuss further.
-Principals Only-
We offer a rewarding work environment
that supports professional growth and opportunities. We value
diversity in our work place and it is the policy of the Firm to
recruit, hire, promote, reassign, compensate and train highly
qualified persons without regard to race, color, sex, sexual
orientation, gender identity or expression, religion, national
origin, age, disability or any other basis protected by applicable law.
