"English Message Follows"

À Propos de Clyde & Co

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couverture et défense en assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage, de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d'actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et administrateurs ainsi que de la responsabilité des fabricants.

Chez Clyde & Co, notre culture est axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

Aperçu du rôle

L'adjoint(e) juridique effectuera le travail auprès d'une équipe d'au moins deux avocat(e)s, et relèvera de la Gestionnaire du soutien juridique et administratif au bureau de Montréal. À ce titre, il/elle préparera des lettres, procédures et effectuera des tâches administratives, organisera et tiendra à jour les dossiers des clients et des avocats, incluant la gestion de leur agenda et les contacts avec leur clientèle.

L'organisation actuelle du travail nécessite de pouvoir travailler efficacement en mode hybride, soit de 2 à 3 jours par semaine sur place au bureau et le reste à distance, selon un horaire à convenir.

Responsabilités principales

• Préparer les procédures usuelles en litige;
• Procéder à la transcription des lettres et/ou procédures dictées, le cas échéant;
• Gérer les délais litigieux, effectuer le calcul et les inscriptions à l'agenda;
• Assurer un suivi des délais avec les avocats;
• Réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures juridiques et à l'usage grammatical;
• Effectuer l'ouverture, le classement papier et électronique, le suivi et l'organisation des dossiers;
• Gérer les appels téléphoniques et les communications par courriel et autres;
• Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat(e)s et les clients;
• Préparer les dossiers des clients (correspondance, pièces justificatives, etc.);
• Prêter main-forte à l'organisation des interrogatoires pour en faciliter le déroulement efficace;
• Organiser les déplacements d'affaires des avocat(e)s, fixer les rendez-vous, réserver ce qui peut être requis lors de voyages d'affaires, etc., le cas échéant;
• Fournir un soutien à d'autres personnes du bureau, au besoin;
• Entrer des données dans divers systèmes, qu'il s'agisse de facturation, d'entrée de temps ou autre;
• Participer ou assister à la recherche de conflits d'intérêts, si requis;
• Exécuter d'autres tâches générales de bureau, selon les besoins du cabinet.

Qualifications requises

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique avec profil juridique ou autre combinaison de formation et d'expérience équivalente;
• Expérience de 1à 5 ans ou plus en tant qu'adjoint(e) juridique en litige, incluant une connaissance du Nouveau Code de procédure civile;
• Connaissance de la terminologie juridique ainsi que des règles de procédure;
• Bilinguisme requis (français, anglais), de manière à pouvoir rédiger et communiquer dans les deux langues correctement et efficacement, selon les dossiers dans lesquels travaillent les avocat(e)s;
• Capacité d'apprendre à gérer un volume élevé de dossiers simultanément;
• Familiarisation avec le droit des assurances, idéalement;
• Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué;
• Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook, à un niveau intermédiaire ou idéalement, avancé;
• Très bonnes aptitudes à travailler dans un environnement informatisé, avec des logiciels variés et très bonne capacité d'apprentissage de nouveaux outils informatiques;
• Aptitude à travailler à distance, lorsque nécessaire, de manière bien organisée et productive;
• Orientation clientèle, esprit d'équipe et de collaboration au quotidien; tact et discrétion;
• Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles;
• Grande capacité d'apprentissage, proactivité et sens de l'initiative;
• Efficacité dans le travail de soutien d'une équipe d'avocat(e)s au quotidien.

Ce qui précède décrit le poste tel qu'il se présente à l'heure actuelle. La firme se réserve le droit de l'amender de façon raisonnable conformément à l'évolution de ses besoins d'affaires.

Si cette perspective de carrière vous intéresse, veuillez svp acheminer votre curriculum vitae, une lettre de motivation ainsi qu'un relevé de notes en postulant directement sur notre site. Merci!

"English Message"

A Few Words about Clyde & Co

Our Canadian offices are an essential part of Clyde & Co's international practice, providing both local and international clients with leading regional legal services covering a variety of complex and contentious matters, including insurance defence and coverage, dispute resolution and arbitration, fraud, antitrust and regulatory investigations. Our lawyers are experts in the areas of professional liability, construction and infrastructure, cyber-risk, class action defence, director and officer liability and manufacturer liability.

At Clyde & Co, our culture is based on fostering a supportive and welcoming environment characterized by diversity and inclusion. Our rapidly growing international firm is known for its global outlook, its exacting practice and its earnest commitment to clients, as well as for its distinctive approach within an open, fast-paced and rapidly changing field.

Overview of the Role

The Legal Assistant - Litigation will work mainly for a team of at least two lawyers, reporting to the Manager of Legal & Administrative Support in the Montreal office. In this role, the assistant will prepare letters and proceedings and carry out administrative tasks, as well as organize and update client and lawyer files, including managing lawyers' calendars and their client contact lists.

The current work setting involves the ability to work productively in hybrid mode, namely 2 to 3 days per week on site at the office and the balance remotely, according to a schedule to be determined.

Primary Responsibilities

• Preparing standard litigation proceedings;
• Transcribing letters and/or dictated proceedings, as needed;
• Managing litigation deadlines, entering delays and updating the calendar;
• Following-up with lawyers to ensure deadlines are met;
• Reviewing documents and correspondence to ensure compliance with legal procedures and correct grammatical usage;
• Opening files, filing (both paper and electronic), tracking and organizing case files;
• Managing phone calls, email and other correspondence;
• Organizing and coordinating meetings between lawyers and clients;
• Preparing client files (correspondence, supporting documents, etc.)
• Assisting in the scheduling of examinations for discovery to ensure they are carried out effectively;
• Organizing business travel for lawyers, arranging meetings, making travel-related arrangements, etc., when applicable;
• Providing support to other people in the office as needed;
• Entering data in multiple systems for billing, time entry etc.;
• Carrying out or providing support for conflict of interest searches as needed;
• Carrying out other general administrative tasks as required by the firm.

Qualifications Required

• A Diploma of Secretarial Studies (DEP) or a Diploma of College Studies (DEC) in office automation with legal specialization or an equivalent combination of education and experience;
• 1 to 5 years or more of experience as a legal assistant in litigation, including knowledge of the New Code of Civil Procedure in Quebec;
• Knowledge of legal terminology and procedural rules;
• Bilingualism required, French and English, in order to write and communicate correctly and efficiently, according to the nature of the files that the lawyers are working in;
• Capable of learning how to manage a large volume of files simultaneously;
• Some knowledge of insurance law would be ideal;
• Rigor, attention to detail and strong organizational skills;
• Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel, Power Point and Outlook at an intermediate or, ideally, advanced level;
• Very skilled at working in a computerized environment (with varied software) and a good aptitude for learning new software tools;
• Ability to work remotely, when necessary, in a well-organized and productive fashion;
• Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a daily basis; tact and discretion;
• Professionalism and excellent interpersonal skills;
• Quick learner, proactive and a strong sense of initiative;
• Efficient support to a team of lawyers on a daily basis.

This is the job description as constituted at present however the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.

If you are interested in this position, please apply directly through our website and attach a cover letter, your résumé and academic transcripts. Thank you!