Dans le cadre de votre rôle, vous travaillerez auprès d'une équipe de
trois avocat·e·s exerçant en litige et/ou en couverture d'assurance
faisant partie d'un groupe de pratique élargi. À ce titre, vous
préparerez des documents de nature juridique, effectuerez des tâches
administratives en lien avec la pratique, organiserez et tiendrez à
jours les dossiers des client·e·s, incluant la gestion de l'agenda et
les contacts avec la clientèle. Vous relèverez directement du ou de la
Chef d'équipe, Soutien juridique, Litige.
Ce poste nécessite une présence sur place au bureau à raison
de 2 à 3 jours par semaine.
Vos responsabilités
Précision: Une grande partie de ce rôle serait
impossible à accomplir sans des compétences en anglais, puisque la
personne titulaire du poste devra interagir et collaborer avec
certains client·e·s dont la langue d'affaires est l'anglais,
ainsi qu'avec nos services de soutien juridique et administratif
dans nos autres bureaux au Canada et aux États-Unis.
Préparer les procédures usuelles en litige.
Assurer une gestion rigoureuse des délais; agender, assurer le
suivi des délais avec les avocat·e·s.
Préparer des ébauches de documents; réviser les documents et la
correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux lignes
directrices des clients et des tribunaux et à l'usage grammatical;
en assurer la mise en page.
Effectuer l'ouverture, le classement, le suivi et l'organisation
des dossiers.
Gérer l'ensemble des communications.
Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat·e·s et les
divers intervenante·s dans un dossier. Préparer les dossiers en vue
des rencontres et des auditions.
Organiser les déplacements d'affaires des avocat·e·s, fixer les
rendez-vous, réserver ce qui peut être requis lors de voyages
d'affaires, etc., le cas échéant.
Entrer des données dans divers systèmes, notamment en lien avec la facturation.
Fournir un soutien à d'autres personnes du bureau, au besoin.
Travailler en étroite collaboration avec vos collègues et les
divers services de soutien juridique et administratif.
Accomplir toute autre tâche pertinente en lien avec cette fonction
ou selon l'émergence de nouveaux besoins d'affaires.
Vos compétences et votre expérience
Diplôme d'études en secrétariat ou d'études postsecondaires en
administration ou dans tout autre domaine connexe, avec expérience
récente de plus de 3 ans en tant qu'adjointe
juridique en litige.
Un bilinguisme de haut niveau est requis
(français, anglais), de manière à pouvoir rédiger et communiquer
dans les deux langues correctement et efficacement, selon les
dossiers dans lesquels travaillent les avocat·e·s.
Expérience de soutien d'une équipe de 3 avocat·e·s, avec une
capacité de gérer un volume élevé de dossiers simultanément.
Familiarisation avec le droit des assurances, un atout.
Excellentes aptitudes d'utilisation de
la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point
et Outlook, à un niveau intermédiaire ou idéalement, avancé.
Très bonnes aptitudes à travailler dans un environnement
informatisé, avec des logiciels variés et très bonne capacité
d'apprentissage de nouveaux outils informatiques.
Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué.
Orientation clientèle, excellent esprit d'équipe et de
collaboration au quotidien; tact et discrétion.
Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles.
Grande capacité d'apprentissage,
proactivité et sens de l'initiative.
Aptitude à travailler à distance de
manière bien organisée et productive.
Notre cabinet
Clyde&Cie est un cabinet
d'avocats mondial de premier ordre, qui se consacre aux secteurs
inhérents au commerce international et aux activités commerciales,
notamment les suivants: assurance, transports, construction,
énergie, commerce et biens de consommation. Intégré à l'échelle de
la planète, le cabinet fournit aux entreprises œuvrant partout dans
le monde une gamme complète de services juridiques litigieux et non
litigieux et de conseils axés sur le commerce. Clyde&Cie
s'engage à agir de manière responsable. En d'autres mots, nous nous
engageons à établir une main-d'œuvre diversifiée et inclusive qui
reflète la diversité de nos clients et des collectivités où nous
sommes actifs, à mettre à profit nos compétences juridiques pour
redonner à la société par l'intermédiaire d'activités pro bono, à
soutenir les communautés et les organismes caritatifs, ainsi qu'à
réduire notre incidence environnementale. Le cabinet compte
480associé·e·s, 2400avocat·e·s, 3200professionnel·le·s du droit et
5000membres au total dans plus de 60bureaux principaux et affiliés à l'international.
Nos bureaux au Canada sont une
composante clé de notre pratique mondiale. Nous conseillons des
clients locaux et internationaux sur une variété de questions
complexes et litigieuses, tout en adoptant une approche régionale,
notamment dans les domaines suivants: la responsabilité
professionnelle, l'assurance dommages, la construction et les
infrastructures, les cyberrisques, la défense des actions
collectives, l'assurance-défense, la couverture, la responsabilité
des administrateurs et dirigeants, et la responsabilité du
fabricant. Nos avocat·e·s possèdent une grande expérience dans les
procédures disciplinaires contre un vaste éventail de professionnels
ainsi que dans la gestion des enquêtes réglementaires ou concernant
les fraudes, les lois antitrust et la corruption.
Chez Clyde & Cie, nous offrons
un environnement de travail accueillant, avec une culture qui se
caractérise par du soutien et un esprit de collégialité orienté vers
la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international au rythme
de croissance le plus rapide est reconnu pour sa vision mondiale,
ses pratiques englobantes, son engagement réel envers les clients et
son approche distincte au sein d'une industrie ouverte et hautement
dynamique qui change rapidement.
Nos valeurs
Nos valeurs sont les principes
directeurs qui orientent nos décisions, nous unissent dans notre
travail et nous permettent de générer de meilleurs résultats, autant
pour nos clients que pour notre effectif. Voici ce que nous faisons
pour y parvenir:
Travailler dans
l'unité Nous formons une équipe internationale
connectée de personnes talentueuses qui mettent le cabinet à
l'avant-plan pour réussir.
Exceller avec les
clients Nous visons haut et nous mettons au défi
d'offrir l'excellence à nos clients, en les gardant au cœur de
toutes nos activités.
Célébrer les
différences Nous nous entraidons pour être au mieux
et croyons que les différences favorisent une meilleure réussite.
Agir avec
audace Nous cherchons de nouvelles occasions,
passons à l'action et apprenons progressivement, en reconnaissant
que notre curiosité stimule notre développement et contribue à notre croissance.
Compétences propres aux
services administratifs chez Clyde&Cie
Clyde&Cie est déterminé à
offrir d'innombrables occasions de perfectionnement personnel et
professionnel pour ses gens, afin qu'ils puissent devenir hautement
efficaces dans leur rôle et afin de les aider à réaliser leurs
aspirations de carrière.
Les compétences en question visent
à orienter tous les aspects des services administratifs sur le plan
du développement de carrière. Elles varient en fonction des échelons
et des divers secteurs d'affaires et s'inscrivent dans les domaines
suivants:
Excellence technique
Personnel et équipe
Relations avec les clients et les parties prenantes
Offre de services et état d'esprit commercial
Efficacité individuelle
Cette description de poste se lit actuellement tel qu'elle est
présentée. Toutefois, le cabinet se réserve le droit de la modifier de
manière raisonnable en cas de changement aux besoins d'affaires.
The Role
You will be working with a team of
three lawyers practicing litigation and/or coverage within a larger
practice group. In this role, you will be preparing legal
documentation, carrying out administrative tasks related to the
practice, as well as organizing and maintaining client and lawyer
files, including following deadlines and managing client contacts
lists. You will be under the direct supervision of the Team leader,
Legal support, Litigation.
The position requires a minimum
in office presence of 2 to 3 days per week.
Key Responsibilities
Preparing standard litigation proceedings.
Maintaining an efficient follow-up system for all deadlines.
Drafting and formatting various kinds of documents; reviewing to
ensure compliance with client's and courts guidelines as well as
correct grammatical usage.
Opening files, ensuring proper filing, tracking and organization
of files.
Managing communications.
Organizing and coordinating meetings between lawyers and all
parties involved in a file. Preparing files for meetings and Court appearances.
Organizing business travel for lawyers, arranging meetings, making
travel-related arrangements, etc., when applicable.
Entering data in multiple systems such as billing.
Providing support to other people in the office as needed.
Working collaboratively with colleagues and other administrative
support services.
Carrying out any other relevant task related to this role or as a
result of new or emerging business needs.
Essential Skills & Experience
A Diploma of Secretarial Studies or of College Studies in
administration with legal specialization or relevant field of
studies with experience of at least 3 years as
litigation legal assistant.
High level of bilingualism, French and English, is required in
order to write and communicate correctly and efficiently in both
languages, according to the nature of the files that the lawyers are
working in.
Experience with supporting at least two lawyers and ability to
manage a large volume of files simultaneously.
Experience in insurance law, an asset.
Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Word, Excel,
Power Point and Outlook at an intermediate or, ideally, advanced level.
Very skilled at working in a computerized environment (with varied
software) and a good aptitude for learning new software tools.
Rigor; detail-oriented and great organizational skills;
Client-oriented focus; team spirit and ability to collaborate on a
daily basis; tact and discretion.
Professionalism and excellent interpersonal skills.
Quick learner, proactive and a strong sense of initiative.
Ability to work remotely in a well-organized and productive fashion.
The Firm
Clyde & Co is a leading global
law firm, specialising in the sectors that underpin global trade and
commercial activity, namely: insurance, transport, construction,
energy, trade and commodities. It is globally integrated, offering a
comprehensive range of contentious and non-contentious legal
services and commercially minded legal advice to businesses
operating across the world. Clyde & Co is committed to operating
in a responsible way. This means progressing towards a diverse and
inclusive workforce that reflects the diversity of its communities
and clients, using its legal skills to support its communities
through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and
minimising the impact it has on the environment. The firm has 480
partners, 2400 lawyers, 3200 legal professionals and 5000 people
overall in over 60 offices and associated offices worldwide.
Our Canadian offices are an
essential part of Clyde & Co's global practice, providing a
strong regional focus for both local and international clients
across a range of complex and contentious matters, including
professional liability, casualty, construction and infrastructure,
cyber risk, class action defence, insurance defence and coverage,
D&O liability, and product liability. Our lawyers have vast
experience litigating disciplinary proceedings against a broad range
of professionals as well as handling fraud, antitrust,
anti-corruption, and regulatory investigations.
At Clyde & Co, we offer a
highly supportive culture in a friendly, welcoming environment,
characterized by diversity and inclusion. Our fast-growing
international firm is known for its global outlook, comprehensive
practice, and genuine commitment to clients as well as for its
distinctive approach within an open, fast-paced, and rapidly
changing field.
Our Values
Our values are the principles that
guide the decisions we make, unite us in our endeavours and
strengthen our delivery, for our clients and our firm. We:
Work as one
We are a globally connected team of talented people who act with a
firm-first mentality to achieve success
Excel with
clients We aim high and challenge ourselves to
deliver unique excellence for our clients, keeping them at the
centre of everything we do
Celebrate
difference We help each other to be at our best and
believe our differences result in greater achievement
Act boldly We
seek new opportunities, take action and learn as we go, recognising
that curiosity drives our development and contributes to growth
Business Services Competencies
Clyde & Co is committed to providing extensive, personal and
professional development opportunities for our people enabling them to
be highly effective in their current role as well as assisting them to
fulfil their career aspirations.
The competencies are used to inform all aspects of Business Services
career development. They vary across levels and different business
areas and fall under the following areas:
Technical Excellence
People and Team
Client/Stakeholder Relationships
Service Delivery and Commercial Awareness
Personal Effectiveness
This is the job description as constituted at present; however, the
Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the
changing needs of the business.