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Votre rôle

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein dans le cadre duquel les heures supplémentaires sont possibles. Nous suivons un mode de travail hybride; la présence au bureau est requise deux à trois jours par semaine au bureau de Montréal.

En tant qu'adjoint·e juridique, vous soutiendrez directement une équipe d'avocat·e·s dont la pratique est axée sur la cybersécurité, le litige et l'arbitrage. À ce titre, vous serez responsable de gérer et de tenir à jour les dossiers de l'ouverture à la fermeture, d'étudier des rapports en anglais, de participer au processus de facturation, de rédiger des procédures de litige et des plaidoiries, d'assister aux préparatifs de procès ainsi que d'accomplir toute autre tâche liée aux litiges.

Vos responsabilités

Précision: Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais, puisque la personne titulaire du poste devra interagir et collaborer avec certains client·e·s dont la langue d'affaires est l'anglais, ainsi qu'avec nos services de soutien juridique et administratif dans nos autres bureaux au Canada et aux États-Unis.

• Procéder à l'ouverture des nouveaux dossiers de cybersécurité.
• Effectuer les recherches de conflits d'intérêts et entrer l'information dans le logiciel d'ouverture.
• Assurer la gestion rapide et simultanée d'un grand volume de dossiers pour l'équipe de la couverture en cyberrisques et l'équipe des cyberintrusions.
• Organiser et enregistrer les documents et les courriels liés aux nouveaux mandats.
• Faire le suivi des dépenses de l'ouverture à la fermeture des dossiers afin d'assurer le respect de la réserve et des budgets.
• Consigner à l'agenda les échéanciers des nouveaux dossiers de cybersécurité.
• Gérer les échéanciers des dossiers litigieux en cours.
• Gérer l'état des dossiers en vue de la dernière facturation et du processus de fermeture de dossier.
• Passer en revue les rapports de couverture, les lettres et les factures des fournisseurs de services correspondantes.
• Effectuer la facturation mensuelle pour une grande quantité de dossiers (principalement par voie électronique).
• Tenir à jour la liste de contrôle des dossiers de couverture en cyberrisques (en recherchant les renseignements qui s'y rapportent dans les rapports, les dossiers, etc.).
• Rédiger occasionnellement des procédures de litige standards pour les cours du Québec et de l'Ontario.
• Faire le suivi des activités de formation juridique permanente.

Vos compétences et votre expérience

• Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique d'un établissement reconnu ou formation équivalente.
• De 3 à 5ans d'expérience à titre d'adjoint·e juridique ou administratif·ve.
• Aptitudes de communication supérieures en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Compétence intermédiaire ou avancée avec les logiciels Word et Excel.
• Capacité de travailler dans un environnement hautement informatisé.
• Expérience en facturation électronique, un atout.
• Rigueur et souci du détail.
• Sens de l'organisation et bonne gestion des priorités.
• Capacité de traiter et de prioriser le travail dans le respect de délais serrés au sein d'un environnement au rythme trépidant.
• Agir avec professionnalisme auprès des avocat·e·s, des clients et des autres membres de l'équipe à tous les niveaux du cabinet.
• Esprit d'équipe et de collaboration, attitude positive et détermination.
• Capacité et volonté de travailler au bureau de 2 à 3 jours par semaine, selon l'évolution des besoins du cabinet.

Notre cabinet

Clyde&Cie est un cabinet d'avocats mondial de premier ordre, qui se consacre aux secteurs inhérents au commerce international et aux activités commerciales, notamment les suivants: assurance, transports, construction, énergie, commerce et biens de consommation. Intégré à l'échelle de la planète, le cabinet fournit aux entreprises œuvrant partout dans le monde une gamme complète de services juridiques litigieux et non litigieux et de conseils axés sur le commerce. Clyde&Cie s'engage à agir de manière responsable. En d'autres mots, nous nous engageons à établir une main-d'œuvre diversifiée et inclusive qui reflète la diversité de nos clients et des collectivités où nous sommes actifs, à mettre à profit nos compétences juridiques pour redonner à la société par l'intermédiaire d'activités pro bono, à soutenir les communautés et les organismes caritatifs, ainsi qu'à réduire notre incidence environnementale. Le cabinet compte 480associé·e·s, 2400avocat·e·s, 3200professionnel·le·s du droit et 5000membres au total dans plus de 60bureaux principaux et affiliés à l'international.

Nos valeurs

Nos valeurs sont les principes directeurs qui orientent nos décisions, nous unissent dans notre travail et nous permettent de générer de meilleurs résultats, autant pour nos clients que pour notre effectif. Voici ce que nous faisons pour y parvenir:

• Travailler dans l'unité Nous formons une équipe internationale connectée de personnes talentueuses qui mettent le cabinet à l'avant-plan pour réussir.
• Exceller avec les clients Nous visons haut et nous mettons au défi d'offrir l'excellence à nos clients, en les gardant au cœur de toutes nos activités.
• Célébrer les différences Nous nous entraidons pour être au mieux et croyons que les différences favorisent une meilleure réussite.
• Agir avec audace Nous cherchons de nouvelles occasions, passons à l'action et apprenons progressivement, en reconnaissant que notre curiosité stimule notre développement et contribue à notre croissance.

Compétences propres aux services administratifs

Clyde&Cie est déterminé à offrir d'innombrables occasions de perfectionnement personnel et professionnel pour ses gens, afin qu'ils puissent devenir hautement efficaces dans leur rôle et afin de les aider à réaliser leurs aspirations de carrière.

Les compétences en question visent à orienter tous les aspects des services administratifs sur le plan du développement de carrière. Elles varient en fonction des échelons et des divers secteurs d'affaires et s'inscrivent dans les domaines suivants:

• Excellence technique
• Personnel et équipe
• Relations avec les clients et les parties prenantes
• Offre de services et état d'esprit commercial
• Efficacité individuelle

Cette description de poste se lit actuellement tel qu'elle est présentée. Toutefois, le cabinet se réserve le droit de la modifier de manière raisonnable en cas de changement aux besoins d'affaires.

The Role

This is a non-exempt/overtime-eligible, permanent full-time position with a hybrid work mode consisting of 2 days per week onsite at the Montreal office.

The legal assistant will provide direct support to a team of lawyers whose practices include cybersecurity, litigation and arbitration. In this role, the incumbent is responsible for managing and maintaining files from opening to closure, review reports in English, participate in the billing process as well as drafting litigation procedures, pleadings, trial preparation and other related litigation tasks.

Key Responsibilities

• Opening new cyber files.
• Drafting and issuing conflict check searches.
• Managing a large volume of files simultaneously for the Cyber Coverage Team and Breach Team in a time sensitive manner.
• Organizing and saving documentation and emails of new matters.
• Tracking reserve recommendations/budgets of files from opening to closure.
• Diarize new incoming Cyber files' deadline.
• Managing ongoing Litigation files' deadlines
• Managing file status for final billing and file closure process.
• Review coverage reports, letters and corresponding service provider invoices.
• Monthly billing for a volume of files (majority e-billing)
• Updating Master List of Cyber Coverage files to date (by reviewing reports/files/etc to identify information).
• Drafting standard litigation proceedings for Quebec and Ontario courts (occasionally).
• CLE tracking.

Essential Skills & Experience

• Legal Assistant Certification from an accredited institution or the equivalent.
• 3 to 5 years' experience as a legal or administrative assistant.
• Superior oral and written communication in both English and French.
• Intermediate to advance computer skills in Word and Excel.
• Ability to work in a highly computerized environment.
• Prior experience in e-billing an asset.
• Rigor and attention to detail.
• Good organization and prioritization skills.
• Ability to handle and prioritize workload while working to meet tight deadlines in a fast-paced environment.
• Behaving in a professional manner with lawyers, clients and other team members at all levels.
• Team-spirit, strong sense of collaboration and positive, "can-do" attitude.
• Ability and willingness to work onsite at the office 2-3 days per week according to business needs which may continue to evolve.

The Firm

Clyde & Co is a leading global law firm, specialising in the sectors that underpin global trade and commercial activity, namely: insurance, transport, construction, energy, trade and commodities. It is globally integrated, offering a comprehensive range of contentious and non-contentious legal services and commercially minded legal advice to businesses operating across the world. Clyde & Co is committed to operating in a responsible way. This means progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the diversity of its communities and clients, using its legal skills to support its communities through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment. The firm has 480 partners, 2400 lawyers, 3200 legal professionals and 5000 people overall in over 60 offices and associated offices worldwide.

Our Values

Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for our clients and our firm. We:

• Work as one We are a globally connected team of talented people who act with a firm-first mentality to achieve success
• Excel with clients We aim high and challenge ourselves to deliver unique excellence for our clients, keeping them at the centre of everything we do
• Celebrate difference We help each other to be at our best and believe our differences result in greater achievement
• Act boldly We seek new opportunities, take action and learn as we go, recognising that curiosity drives our development and contributes to growth

Business Services Competencies

Clyde & Co is committed to providing extensive, personal and professional development opportunities for our people enabling them to be highly effective in their current role as well as assisting them to fulfil their career aspirations.

The competencies are used to inform all aspects of Business Services career development. They vary across levels and different business areas and fall under the following areas:

• Technical Excellence
• People and Team
• Client/Stakeholder Relationships
• Service Delivery and Commercial Awareness
• Personal Effectiveness

This is the job description as constituted at present; however the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.