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Job Title Directeur-processus mondial de gestion de nouveaux dossiers / NBI Glob Proc Mgr
Work Type Full Time - Permanent
Job Location Montreal
Practice Group/Department N/A
Role Business Services
Description

Directeur – processus mondial de gestion de nouveaux dossiers

Sommaire du poste

Le directeur - processus mondial d’ouverture de nouveaux dossiers est un poste nouvellement créé qui est responsable de la conception stratégique, de la mise en œuvre et de la livraison opérationnelle bout à bout des processus Conflicts, AML/KYC, Client Due Diligence, Matter Intake et Contract Management. Le titulaire de ce poste relève de l’équipe de conformité mondiale et du groupe des opérations financières.

Responsabilités

Alignement stratégique

  • Collaborer avec la direction mondiale et régionale de la conformité et de la gestion des risques pour concevoir un ensemble de processus mondiaux standard (dont un formulaire standard Matter Intake) et une technologie de soutien qui sont harmonisés aux exigences territoriales/ règlementaires et aux politiques en matière de déontologie, tout en répondant aux besoins des parties prenantes et en atténuant le risque commercial associé aux processus d’ouverture de nouveaux dossiers.
  • Collaborer avec la direction régionale et la direction du groupe des finances pour s’assurer que les processus d’ouverture de nouveaux dossiers sont conformes aux modalités contractuelles financières des clients et que les bons renseignements sont recueillis pour permettre la facturation efficace des mandats.
  • Créer, à l’échelle du cabinet, des politiques en matière d’ouverture de nouveaux dossiers , des procédures, des RACI, des IRC, des modèles notamment de planification de la main-d’œuvre, de gouvernance et d’interaction, et veiller à leur application cohérente à l’échelle des régions.
  • Collaborer avec les TI internes et les fournisseurs externes pour s’assurer que les exigences commerciales sont traduites adéquatement en des solutions technologiques tournées vers le futur.
  • Créer une équipe au sein d’un centre de services partagés en vue de soutenir les processus d’ouverture de nouveaux dossiers.
  • Piloter et mettre en œuvre les processus d’ouverture de nouveaux dossiers standard à l’échelle des régions afin de livrer des services constants aux parties prenantes.
  • Raffiner et adopter la stratégie relative à l’ ouverture de nouveaux dossiers en lien avec les exigences sectorielles et les exigences du cabinet.

Leadership opérationnel

  • Assurer la livraison opérationnelle constante des processus d’ouverture de nouveaux dossiers bout à bout en ce qui a trait aux nouveaux mandats et aux mandats existants.
  • Diriger les transferts techniques au niveau supérieur et la résolution de problèmes ayant trait à l’ ouverture de nouveaux dossiers et travailler avec le chef mondial de la conformité et la direction de la conformité régionale sur les transferts au niveau supérieur des risques.
  • Contrôler l’efficacité des processus pour soutenir les écrans déontologiques et la confidentialité des données des clients.
  • Gérer l’efficacité opérationnelle et l’attribution des ressources à l’échelle de tous les processus d’ouverture de nouveaux dossiers.
  • Travailler avec les régions et le centre de services partagés pour faire en sorte que les équipes s’acquittent de leurs tâches avec efficacité et efficience conformément à des contrôles et des mesures de rendement définis (notamment les indicateurs de rendement clés et les conventions sur le niveau de service) pour mesurer la livraison de services.
  • Prioriser les améliorations pour les systèmes d’ouverture de nouveaux dossiers, d’établissement de contrat et de vérification des conflits et contribuer à la cartographie des systèmes en collaboration avec le responsable des applications Intapp, afin de fournir un soutien à long terme à l’égard des processus connexes.
  • Travailler avec d’autres propriétaires de processus mondiaux afin de définir le processus standard de communication requis pour assurer une communication régulière de l’information sur les activités de la fonction aux principales parties prenantes.

Amélioration continue

  • Diriger l’amélioration continue des processus d’ouverture des nouveaux dossiers et la gestion du rendement en procédant à de l’étalonnage et en tenant à jour les pratiques exemplaires, les nouvelles technologies et les approches.
  • Agir à titre d’agent de changement afin de diriger une culture d’autoévaluation et d’assurer une révision et des mises à jour fréquentes de la documentation concernant les processus, les politiques et les procédures.
  • Diriger des projets de transformation de l’ouverture des nouveaux dossiers, y compris l’analyse de rentabilité, l’approbation du leadership, la conception et la mise en œuvre de nouveaux outils et de nouvelles technologies.
  • Revoir, raffiner et améliorer régulièrement la totalité des conventions sur le niveau de service et les indicateurs de rendement clés liés au processus d’ouverture de nouveaux dossiers et intégrer et contrôler, de façon proactive, des mesures portant sur le rendement en vue d’assurer un rendement élevé.
  • Veiller à ce que les changements soient communiqués et que la formation soit donnée au bon public cible et aux bons utilisateurs.
  • Veiller à ce que la documentation concernant les processus, y compris les procédures d’exploitation standard et le matériel de formation, soit tenue de façon adéquatement.
  • Passer en revue et accepter les changements apportés aux processus avec l’approbation des échelons supérieurs, au besoin.

Formation et expérience

  • Baccalauréat dans un domaine commercial.
  • Maîtrise en administration des affaires ou JD grandement souhaités.
  • Expérience de 10 ans et plus dans les domaines de l’acceptation de mandats, de la lutte contre le blanchiment d’argent, de la vérification diligente des clients, de la gestion des risques ou un domaine semblable au sein d’un cabinet multinational de services professionnels ou d’un cabinet d’avocats. Une expérience au sein d’un cabinet de services financiers ou d’une institution bancaire est aussi acceptable.
  • Familiarité avec le système SAP ou autre système ERP souhaitée, mais non essentielle.
  • Expérience précédente avec des centres de services partagés ou des impartiteurs de processus commerciaux.

Connaissances techniques et spécialisées

  • Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office
  • Utilisateur chevronné des produits de gestion de la pratique juridique Intapp (Intake, Conflicts, Walls, Terms).
  • Compétences avancées en gestion de projets et connaissance pratique des méthodologies d’amélioration continue des processus.

Exigences en matière de déplacement

  • Des déplacements occasionnels pourraient être requis.

Compétences

  • Compétences exceptionnelles en communications
  • Grand talent de rassembleur
  • Inspire la confiance et la crédibilité
  • À l’aise avec la remise en question du statu quo
  • Gestion des relations interfonctionnelles/géographiques, d’équipe et de processus
  • Excellentes compétences en gestion des parties prenantes
  • Aptitude à stimuler le changement et à influencer les résultats

Norton Rose Fulbright

Norton Rose Fulbright est un cabinet d’avocats mondial. Nous offrons une gamme complète de services juridiques d’affaires aux plus importantes sociétés et institutions financières du monde. Nous comptons au-delà de 3 800 avocats et autres membres du personnel juridique en poste dans plus de 50 villes partout en Europe, aux États-Unis, au Canada, en Amérique latine, en Asie, en Australie, en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie centrale.

Reconnus pour notre approche sectorielle, nous possédons une grande expertise dans tous les principaux secteurs : les institutions financières; l’énergie; les infrastructures, les mines et les matières premières; le transport; la technologie et l’innovation; ainsi que les sciences de la vie et les soins de santé.

Où que nous soyons, nous exerçons nos activités dans le respect de nos principes d’affaires internationaux, qui s’articulent autour de la qualité, de l’unité et de l’intégrité. Nous visons à offrir des services juridiques correspondant aux plus hautes normes qui soient dans chacun de nos bureaux et à maintenir ce niveau de qualité à tous les points de contact.

Norton Rose Fulbright US LLP, Norton Rose Fulbright LLP, Norton Rose Fulbright Australia, Norton Rose Fulbright Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l. et Norton Rose Fulbright South Africa Inc. sont des entités juridiques distinctes, et toutes sont membres du Verein Norton Rose Fulbright, un Verein suisse. Le Verein Norton Rose Fulbright aide à coordonner les activités des membres, mais il ne fournit aucun service juridique aux clients.

Diversité et inclusion

La diversité constitue une valeur importante de Norton Rose Fulbright. Nous sommes résolus à offrir des chances égales en matière d’emploi et à fournir un lieu de travail exempt de toute discrimination et de tout harcèlement. Cet engagement de notre part signifie que tous les candidats à un emploi, employés et associés sont traités en toute égalité et ont accès aux mêmes possibilités, quels que soient leur race, leur couleur, leur origine ethnique ou nationale, leur sexe, leur identité de genre, leur état matrimonial ou familial, leur handicap, leur âge, leur orientation sexuelle, leur religion ou leurs croyances.

Pour poser votre candidature, visitez la page Carrières de notre site Web à l’adresse www.nortonrosefulbright.com. Nous désirons remercier tous les candidats qui ont postulé, mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Norton Rose Fulbright Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l. a établi un processus d’accommodement qui prévoit des accommodements à l’intention des employés ayant un handicap. Si vous n’êtes pas en mesure de postuler en ligne ou que vous avez besoin d’autres accommodements dans le cadre de notre processus de recrutement, veuillez communiquer avecCANMTLHR_RH@nortonrosefulbright.com.

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New Business Intake (NBI) Global Process Manager

Job Summary

The NBI Global Process Manager (GPM) is a newly established role that is responsible for the end to end strategic design, implementation and operational delivery of the Conflicts, AML/KYC, Client Due Diligence, Matter Intake and Contract Management processes. This role has a dual reporting line to Global Compliance and Group Finance Operations.

Responsibilities

Strategic Alignment

  • Collaborate with the global and regional Compliance and Risk Management leadership to design a set of standard global processes (including standard Matter Intake form) and supporting technology that are in-line with the jurisdictional/ regulatory requirements and professional conduct policies, whilst meeting the stakeholder needs and mitigating the business risk associated with the NBI processes.
  • Collaborate with the regional and group Finance leadership to ensure intake processes are compliant with the client financial contractual terms of engagement and that the right information is gathered to enable matters to be billed efficiently.
  • Create enterprise-level NBI policies, procedures, RACIs, KPIs, workforce planning, governance and interaction models etc., and their consistent application across regions.
  • Collaborate with internal IT and external vendors to ensure that business requirements are translated appropriately into future-orientated technology solutions.
  • Establish a team in a Shared Service Center to provide support for the NBI processes.
  • Pilot and implement the standard NBI processes across regions to deliver consistent services to stakeholders.
  • Refine and adopt the NBI strategy in line with industry and firm requirements.

Operational Leadership

  • Ensure the consistent operational delivery of the end to end NBI processes with regard to new and existing client work.
  • Lead technical NBI escalations and issue resolution and work with the Global Head of Compliance and regional Compliance leadership on risk escalations.
  • Monitor the effectiveness of the processes to support ethical walls and client data confidentiality.
  • Manage operational efficiency and allocation of resources across the NBI processes.
  • Work with the regions and Shared Service Centre to ensure teams are performing efficiently and effectively in line with defined controls and performance metrics (KPIs, SLAs, etc.) to measure services delivery.
  • Prioritise enhancements for the intake, contracts and conflicts systems and contribute to the systems roadmap in collaboration with the Intapp Applications Lead, in order to provide long term support for the related processes.
  • Work with other GPOs to define the standard reporting necessary to provide regular reporting on the functions’ operations to the key stakeholders .

Continuous Improvement

  • Lead the continuous improvement of the NBI processes and performance management through benchmarking and keeping current with best practices, new technologies and approaches.
  • Act as a change agent to lead a culture of self-assessment and ensure frequent review and updates to process, policy and procedure documentation.
  • Lead NBI transformation projects, including business case development, leadership approval, design and implementation of new tools and technologies.
  • On a regular basis, review, refine and enhance all SLAs and KPIs relating to the NBI process area, and imbed and monitor performance-related metrics proactively, ensuring high performance.
  • Ensure that changes are communicated and training given to the right target audience/ user base.
  • Ensure process documentation, including standard operating procedures and training materials, are accurately maintained.
  • Review and sign off changes to the processes with appropriate senior engagement as required.

Qualifications

  • Bachelor degree in a business field
  • MBA or JD is highly desired
  • 10+ years of experience in in the fields of Business Intake, Anti-Money Laundering (AML), Client Due Diligence (CDD), Risk Management or similar field in a multi-national professional services organization or law firm. Financial services or banking industries are also acceptable.
  • Familiarity with SAP or other ERP system is preferred but nor required
  • Previous experience with Shared Service Centres or Business Process Outsourcers preferred

Technical & Specialist Knowledge

  • Proficient in Microsoft Office Suite
  • Advanced user of Intapp legal practice management products (Intake, Conflicts, Walls, Terms)
  • Advanced project management skills and working knowledge of continuous process improvement methodologies

Travel Requirements

  • Occasional travel may be required

Competencies

  • Exceptional communication skills
  • Strong consensus-building skills
  • Exerts confidence and credibility
  • Comfortable in challenging the status quo
  • Cross-functional/ geographic relationship, team and process management
  • Expert stakeholder management skills
  • Ability to drive change and influence outcomes

Norton Rose Fulbright

Norton Rose Fulbright is a global legal firm. We provide the world’s pre-eminent corporations and financial institutions with a full business law service. We have more than 3800 lawyers and other legal staff based in more than 50 cities across Europe, the United States, Canada, Latin America, Asia, Australia, Africa, the Middle East and Central Asia.

Recognized for our industry focus, we are strong across all the key industry sectors: financial institutions; energy; infrastructure, mining and commodities; transport; technology and innovation; and life sciences and healthcare.

Wherever we are, we operate in accordance with our global business principles of quality, unity and integrity. We aim to provide the highest possible standard of legal service in each of our offices and to maintain that level of quality at every point of contact.

Norton Rose Fulbright US LLP, Norton Rose Fulbright LLP, Norton Rose Fulbright Australia, Norton Rose Fulbright Canada LLP and Norton Rose Fulbright South Africa Inc are separate legal entities and all of them are members of Norton Rose Fulbright Verein, a Swiss verein. Norton Rose Fulbright Verein helps coordinate the activities of the members but does not itself provide legal services to clients.

Diversity and Inclusion

Diversity is an important firm value. We are committed to providing equal opportunities in employment and to providing a workplace which is free from discrimination and harassment. This means that all job applicants, employees and partners will receive equal treatment regardless of race, colour, ethnic or national origins, sex, marital status, disability, age, sexual orientation, religion or belief.

To apply, please visit the Careers page of our website at www.nortonrosefulbright.com. We thank all candidates for their application, but will be contacting only those whom we select to invite for an interview.

Norton Rose Fulbright Canada LLP has an accommodation process in place that provides accommodations for employees with disabilities. If you are unable to apply for a position online or require any further accommodations during our recruitment process, please contact CANMTLHR_RH@nortonrosefulbright.com.

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