Squire Patton Boggs est un cabinet
international qui compte 1500 avocats dans plus de 40 bureaux
répartis sur quatre continents, et qui intervient dans tous les
domaines du droit des affaires (droit des sociétés, droit fiscal,
droit commercial, droit du travail, droit immobilier, contentieux
etc.), pour une clientèle française et internationale.
Acteur de premier plan, le cabinet est capable de mobiliser et
de coordonner des équipes spécialisées dans les domaines
d'intervention les plus variés et devant toutes les juridictions
Assistant archiviste (H/F) - CDD de 12 mois.
Sous la supervision de l'archiviste
du Bureau de Paris, vous serez amené à gérer les archives et les
dossiers pour notre bureau de Paris.
Vous serez responsable des pièces et
de leur conservation, y compris du stockage des dossiers et de leur
sort final conformément à la politique générale de gestion des
dossiers et des données personnelles et aux calendriers de
conservation (politique en matière de dossiers) du cabinet.
RESPONSABILITÉS & TÂCHES PRINCIPALES
- Procéder à l'élimination
systématique de l'arriéré de dossiers clients stockés à la fois hors
site et en interne, ainsi que de la numérisation des dossiers.
- Conseiller sur le stockage des
informations relatives aux clients et apporter son aide pour les
questions de conformité.
- Appliquer et suivre la politique de
conservation des dossiers et des données.
- Mettre en œuvre et soutenir toutes
les politiques et procédures pertinentes du cabinet et du bureau en
matière d'archivage.
- Conserver les documents originaux
des clients dans les dossiers des clients et les renvoyer aux
clients conformément à la politique d'archivage.
- Détruire les dossiers des clients
conformément à la politique d'archivage et aux périodes de
conservation pertinentes, et réduire le nombre de dossiers stockés
sur site et hors site.
- Veiller au respect de la politique
en matière d'archives en ce qui concerne les procédures à suivre
après la clôture d'une affaire.
- Récupérer les dossiers/informations
sur demande.
- Veiller à ce que les dossiers
clients soient archivés sous forme électronique chaque fois que cela
est possible.
- Gérer le transfert de dossiers vers
le stockage hors site si nécessaire.
- Apporter un soutien occasionnel
pour les dossiers comportant de nombreux documents, notamment lors
de la clôture d'un dossier.
- Former le personnel et les avocats
du bureau à la politique d'archivage du cabinet, y compris à la
politique de conservation des courriels, au classement des documents
électroniques dans le système de gestion des données du cabinet
(iManage), aux procédures de clôture des dossiers, etc.
- Numérisation et classement de documents.
PROFIL RECHERCHE
- Diplôme d'études secondaires en
archivistique et/ou expériences significatives en gestion des
archives au sein d'un cabinet d'avocats.
- Connaissances informatiques de base
(suite Office)
- Connaissance d'un outil de gestion
électronique des archives
- Anglais parlé.
- Excellente communication écrite et orale.
- Sens aigu du service à la clientèle.
- Une expérience en tant que
spécialiste de l'information juridique dans un cabinet d'avocats
serait un atout.
Squire Patton Boggs est un employeur
inclusif et nous veillons à ce que nos effectifs soient
représentatifs de la société diversifiée dans laquelle nous vivons.
Nous apportons les ajustements et adaptations nécessaires à notre
processus de recrutement afin de nous assurer de son caractère
inclusif. Nous recueillons uniquement les données pertinentes au
suivi des candidatures.
Toute personne en situation de
handicap et à mobilité réduite est invitée à le signaler par email à
referent.handicap.paris@squirepb.com,
mentionnant les difficultés qu'elle pourrait rencontrer, de façon à
ce que le cabinet puisse mettre en œuvre les ajustements nécessaires
pour garantir un accueil et un déroulement optimum des entretiens et
du processus d'embauche.
